档案治理制度〔试行〕为强化公司档案治理工作，有效的爱护和利用档案，维护公司合法权益特制定本规定。本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、公关宣传等活动中所直接形成的对企有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。一、公司及各部门、员工有爱护档案的义务。档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。二、档案机构及其职责1、公司各部门、工程部指定专人负责档案归档治理工作。2、档案工作由公司领导统一领导，综合部负责接收保管，工程技术档案由工程部负责验收，合格后移交综合部归档，并监督各工程部的档案立卷工作。3、综合部应逐步完善归档制度，确保档案平安和方便利用。三、档案的治理1、质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案爱护要求。2、文件文书类归档内容及要求公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。公司会议原始记录、纪要和决定〔包含公布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度〕。公司制订的方案、工作总结；公司主持召开的各种专业会议形成的领导发言、文件和会议总结纪要；公司各部门的发文。其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。要求：归档的文件材料，应按照自然形成的原则和归档要求及文件内容进行归档。在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。案卷标题要简明精确，按归档要求进行装订。3、技术资料内容及要求：对在监理过程中形成的各种表格、方字、音像载体等，监理单位应强化治理，设专人负责或有责任心的兼职负责。监理单位应负责聚集整理建设单位托付的工程范围的施工监理资料。监理资料应随施工进度及时按专业归类聚集整理；要求字迹清楚、工程齐全、精确真实，能反映工程和施工监理的实际情况。监理资料不准有涂改、伪造、抽撤或损失以及造假的现象发生。资料成果要由总监理工程师签字。归档要求：监理资料竣工后，应按资料归档要求整理，并装订。工程竣工验收十日内，由工程部总监理工程师，对工程监理资料审查验收。在工程〔合同〕完成后一个月内将整理好的资料向公司工程部移交监理应保存的档案资料，并办理移交手续，经工程部审核验收合格后，交公司综合部归档。除监理月报、会议纪要中有关质量问题、开工/复工审批表、工程开工复工暂停令、质量事故汇报及处理意见、有关进度、质量、投资操纵的监理通知、工程延期汇报及审批、费用索赔汇报及审批、合同争议、违约汇报及处理意见、合同变更材料、监理工作总结、质量评估汇报，保存时间为长期外，其余均为短期〔15年〕。各卷资料归档内容见附表第一卷：施工合同文件及托付监理合同；勘察设计文件；监理规划；监理实施细则；分包单位资格报审表；设计交底与图纸会审会议纪要；施工组织设计〔方案〕报审表。第二卷：工程开工/复工报审表及工程暂停令；测量核验资料；工程进度方案；工程材料、构配件、设备的质量证明文件；检查试验资料；工程变更资料；隐蔽工程验收资料；报验申请表。第三卷：监理工程师通知单；监理工作联系单；会议纪要;来往函件。第四卷：监理日记；监理月报。第五卷：工程计量单和工程款支付证书；索赔文件资料：竣工结算审核意见书。第六卷：质量缺陷与事故的处理文件；分部工程、单位工程等验收资料；工程工程施工阶段质量评估汇报等专题汇报；监理工作总结。附：卷内资料目录第卷档案总目录装订：归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。归档文件目录用纸幅面尺寸采纳国际标准A4型（长x宽为297mmX210mm）。装盒：将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表工程。档案盒：档案盒的外形尺寸为310mmX210mm（长x宽）,盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。封面的填写采纳国际标准...
