车辆安全档案信息化解决方案随着车辆数量的快速增长，车辆档案资料也日益增加，档案资料的存储、查询等工作与办公高效率的要求矛盾日渐突出。各地区状况虽有不同，但车辆档案管理所出现的问题是相同的，由此产生的问题主要表现在以下几方面：1.档案存放空间日趋加大，档案维护保管费用加大随着车辆不断增加，更新。而更新后原有档案又要留存，从而使存储档案的空间越来越大，而档案袋和档案盒由于使用频率大而需要定期更换，则使每年档案维护保管费用较高。2.查询频繁，查询效率低，查询劳动强度大由于车辆更新，车辆维修需要替班，以及一台营运车辆车辆需要十几种甚至二十几种证件资料，但其中又有数种证件资料有有限期，档案资料的变动频繁高，归档劳动强度大，管理查询效率极低。3.归档困难由于资料的变动以及多台车辆多份相关档案同时查询的情况时有发生，不仅归档困难又要花费大量的时间，又不可避免地发生归档错误的情况。一旦出现此类问题，就有可能需要将大量档案重新整理，牵涉大量的人力、物力与时间。归档的频繁导致工作人员从事大量的体力工作，导致身心疲惫而无法将安全档案管理工作做好。4.证件手续到期靠人工记录，易出现纰漏，管理困难由于档案都是整卷归档的，有时只需要查阅部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被查看，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。5.档案的提供流程复杂催缴困难，复印资料内容真实性无法得到保障现在的流程是由微机调度员，在签到室核对原件后代收资料的复印件，交至档案管理员，归档后再由运管处驻站部门进行审核，资料几经辗转已无法保证其真实性，涂改，造假的情况时有发生。6.档案安全性得不到保证由于车辆需要加车，更新，临时手续的延期，以及运管处驻站部门的审核等，档案需要多部门调用，而其中就不可避免的存在丢失，损坏的情况，导致档案安全性得不到保证。7.多部门收集，对纸张浪费严重，不环保。每一台车有18项左右的手续，又有很多项到期需要更新，同时又多部门都要相同的手续，以南岗站为例700台左右的车辆，复印件所使用的纸张就可达两万张以上。全市算下来，所使用的纸张就可达数吨，造纸又是高污染的行业，由此可知，档案对纸张的依赖间接造成了对环境的污染。以上问题直接影响着各地车辆管理部门的车辆安全档案管理工作，为从真正意义上解决这些问题，规范安全工作，特提出本方案，并设计出规范，便捷，有效的车辆安全档案管理系统。解决方案：车辆安全档案管理系统，能够有效地解决车辆安全档案管理工作现存在的诸多问题，使安全档案管理工作更加规范，便捷，同意，安全，其优点及具体解决方案如下：1.节省空间，免除维护纸质档案费用。使用系统后，取代存放几百台上千台车辆安全档案的档案柜，取而代之的是可以轻松存储上千甚至上万台车辆安全档案的计算机，也不用再为档案定期更换档案袋及档案盒。2.查询归档，方便快捷设计搜索引擎，不用再为找不到一个档案“翻箱倒柜”。更新后的档案资料归档，也省去的大量的体力与时间，档案资料就实现自动归档。3.易于管理，实现自动停运，严密安全工作以往，每天要靠人工查找车辆到期的信息，再加以催缴。而该系统有到期前提醒功能，哪些车的哪些手续到期，又有哪些车手续不完善，都一目了然。又能实现到期后自动停运该车辆，使安全工作万无一失。4.简化流程，提高证件手续真实有效性不再需要几个环节才能收到经营者和集团负责人提供的档案资料，他们可以直接到档案管理人员那里更新自己到期的证件手续，因为软件的自动停运功能使得他们主动的交齐各种证件，以免影响车辆的正常营运。在证件手续的真实有效性上也使一大突破，系统基于信息影像技术，借助于专用扫描仪对车辆档案实施影像信息管理，录入的全部为证件资料的原件，摒弃了，模糊不清，又容易涂改造假的复印件。5.可多部门实现信息共享，档案安全得到保证档案再涉及到其他部门使用时，不再几经辗转，而使在另一台电脑中就可以轻松查阅，以及审核，也不再会有丢失损坏的现象。6.减少了对纸张的依赖，节能、环保、低碳。...
