浅谈嘉兴市锡钢金属材料供应站采购业务的内部控制项目描述企业采购业务表现为企业内和企业外、物资流和货币流、流通和生产的相互影响、相互交织。企业采购业务是企业经营生产重要的组成部分，主要是以支付货币资金或者负债代价的形成来换取生产经营中所需要的活动。怎样进行有效的采购业务内部控制和提升企业的经济效益，是企业面临严峻市场形势下能够持续发展的必然选择。一、供应站采购业务的流程（一）采购流程1．下单一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。采购审核员按照具体情况进行订单审核，订单FAX给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。2．跟催采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。3．入库（1）实物入库：收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。（2）单据入库：采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库订单号和数量比较混乱。4．退货采购填写退货单，进行订单退货。5．对账（1）月结表：每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。（2）增值税发票：校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额；在此方面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额，特指一张订单只有一种材料的情况。6．付款按照付款周期编制付款计划，安排付款。询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。二、本企业供应站采购业务内部控制的现状(一)采购业务的授权公司的采购业务权全部集中在物流配送中心，公司办公用品的采购由行政部、非常备采购（预算外）负责。采购业务分为常备采购（预算内）、政策性采购（公司战略需要）(二)采购计划的制定和审批公司各单位（分、子公司及各部门）每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的依据。(三)采购计划审批流程(四)采购业务的执行1．供应商的管理（1）采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”。（2）物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库，供应商档案包括：供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。（3）每批材料供货结束后，供应商的实绩转记于“供应商资信档案”作为评审供应商业绩的资料。（4）采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次，更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。（5）物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供应商审批表”。2.商品样品的检验（1）对通过初审的供应商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。（2）供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。（3）对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供应商资格。3．请购申请单的处理...
