与电子表格使用相关的合规性问题汇总——基于FDA的警告信2————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：与电子表格使用相关的合规性问题汇总——基于FDA的警告信电子表格在制药企业中使用的合规性一直是FDA检查的重点之一，FDA警告信中涉及到大量关于电子表格不合规使用的问题。从趋势上看，自2014年开始，警告信涉及电子表格不合规问题的频次有所降低，说明在欧美等成熟市场中，药企通过多年的努力，在数据完整性上做的越来越好。但另外一方面，以2017年1月13日发给意大利一家制药企业的警告信为例，即使在2014年期间使用“非官方”及不受控电子表格的问题都被挖了出来，其回溯的时间较之前的警告信更长，说明FDA对电子表格的关注非但并未降低反而有所提高。CFDA于2015年5月26日正式发布了GMP法规的新附录之一《计算机化系统》，首次明确提出对计算机化系统的合规要求。2016年9月30日，由CFDA食品药品审核查验中心组织起草的《药品数据管理规范(征求意见稿)》挂网公开征求意见。从上述两份文件不难看出，CFDA对于数据完整性及计算机化系统的合规要求正在全面与FDA接轨。电子表格作为计算机化系统的重要部分及数据完整性的重要载体，毫无疑问今后也将成为CFDA的监管重点。对于广大国内药企，无论是向外扩张的需求或是适应国内监管的要求，电子表格的合规性使用都已成为必须要认真面对的问题。本文整理了警告信中一些代表性内容，主要有以下几个方面：1）使用到“非正式”或不受控的电子表格；2）没有审计追踪3）未经验证；4）数据错误。具体内容详见下表：时间公司or机构原文中文摘要2017年1月13日FACTAFarmaceuticiYoustoredoriginaldatainan“unofficial”anduncontrolledelectronicspreadsheetonasharedcomputernetworkdrive.Inresponsetothisletter:ComprehensivelyevaluatetestsamplesperformedbyotheranalystsfromJanuarytoSeptember,2014,whentheunofficialspreadsheetwasinuse.Evaluatetheextentofuncontrolledspreadsheetsatyourfacility.检查发现该公司存在使用共享网络盘中的“非正式”及不受控的电子表格存储原始数据的情况。FDA要求：1）综合评估使用过非官方电子表格期间内测试的样品；2）评估不受控电子表格的使用及影响程度。2016年8月25日PanDrugsLimitedForexample,thecomputerinyourqualityunitareadidnothavecontrolstorestrictaccessandpreventunauthorizedchangestodatafilesandfolders.AllemployeeshadaccesstoyourAnnualProductReview(APR)spreadsheet.ThedesktopcomputercontainingtheAPRwasnotlocked.质量部门中的计算机没有进行控制以限制访问并防止未经授权的更改数据文件和文件夹。例如所有员工都能访问该公司的年度产品回顾（APR）电子表格。2016年8月3日Ropack,Inc.Failuretovalidatecomputersoftwareforitsintendeduseaccordingtoanestablishedprotocolwhencomputersorautomateddataprocessingsystemsareusedaspartofproductionorthequalitysystem,asrequiredby21CFR820.70(i).Forexample,yourfirmwasutilizinganuncontrolledspreadsheettotrackequipmentrequalificationduedates.计算机软件作为产品质量体系的一部分，未按照21CFR820.70（i）的要求依据既定方案进行验证。例如该公司使用了一个未受控的电子表格跟踪设备的再确认日期。2015年12月18日VirbacCorporationYourComplaintSOPstatesthatQAshallmaintainthecustomercomplaintreportfiles.Yourfirm’sQAunitmaintainsaseparateExcelspreadsheetforthosecomplaintsthatcomedirectlyintotheBridgetonQAunit.Youhavenocentralizedsystemfortrackingallyourcomplaints.TheuseofExcelrequiresmanymanagementcontrolstopreventdataalteration,andExceldoesnothaveanaudittrailtoidentifydatachanges.该公司QA部门使用一个单独的Excel表格而非集中式的系统来维护那些直接发到BridgetonQA部门的投诉。FDA认为使用Excel需要很多管理控制措施来防止数据修改，并且Excel自身没有审计追踪功能来识...
