西安通源石油科技股份有限公司办公室细节决定成败。预则立，不预则废。公司大型会议责任分工及执行标准目录一、会前准备标准流程二、会议室选择及总体方案拟定三、后勤组工作职责及标准四、会务组工作职责及标准五、会议财务、礼品及其他六、相关预案七、其他事项一、会前准备标准流程（负责人：韩乐XX）1、协助公司领导确定会议相关内容。会议时间、参会人员、会议内容《汇报人员名单及汇报顺序》和《汇报提纲》2、联系各部门确定参会人员。参会人员包括参会人员，外地来服务人员确保所有参会人员能够到会拟定《参会人员名单》3、组织办公室召开会前动员会议，并初步商定各方案。进行责任分工，并说明执行标准方案包括会议室、交通、住宿、餐饮等4、拟定公司会议通知，领导审核后下发。如时间紧急可先拟定预通知下发5、根据相关资料，制定会议手册。会议手册包含会议须知、会议日程、会议通讯录、会议组织机构等内容二、会议室选择及总体方案（负责人：张园XX）（一）、会议室选择第1页共6页西安通源石油科技股份有限公司办公室细节决定成败。预则立，不预则废。1、会场大小适中，地点容易辨识；会场舒适宽敞（人均约3平米），采光通风好，没有其他干扰；会场隔音效果好，安静不嘈杂；2、会场停车无障碍。具体标准根据参会人员确定，提前与会场保安部确认3、会场附属设施齐全，包括如下方面：会场电力运行正常、电梯无故障，有备用电源；会场有窗帘，便于清楚观看投影；会场灯光完好；会场空调运行良好，方便操控；插座、电源、白板设备到位；麦克风设备运行良好；会场开水供应到位；会场讲台和舞台到位；在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌；会场外设置签到台、茶歇台；会场舞台设施能否满足需求；4、如会议室距离公司较远需安排领导休息室。5、签订会议室租赁合同。6、组织办公室全体会议服务人员提前现场调研。（二）、预算和检查1、参考会前动员会内容，进行会议全面预算（约700元/人）及方案规划，并上报领导审批；2、会前对会场设施、后勤保障进行全面检查；3、会议当天和租方当天服务人密切联系沟通。4、每日会议结束后，全体工作人员对会场进行清场检查，主管领导对当日工作进行简单总结，并对第二日工作作出具体安排。三、后勤组（总负责：柳志英XX，组员：张婷XX、王蕊XX）（一）、会议住宿（负责人：柳志英XX、张婷XX）1、根据参会人员名单拟定《住宿名单》，形成住宿方案。参考《参会人员名单》拟定方案前和各部门文员以及相关经理电话联系，确认住宿意向第2页共6页西安通源石油科技股份有限公司办公室细节决定成败。预则立，不预则废。方案应包括姓名、性别、部门、联系方式、宾馆名称、房型、价格方案应按照领导层级、安排酒店和房间；（适当照顾身体特殊人员）会议用宾馆应包含早餐2、缴纳住宿押金并具体预定，并实地查看宾馆当前住宿状态，要求如下。要求宾馆各项设备（电梯、空调、网络、电视、沐浴等）运行正常杜绝空调运转不良，房间噪音大、房间没有窗户等情况的发生3、安排外地员工入住。原则上提前来参会的住宿费用进办公室会议结束后，还须住宿的费用进各相关部门安排外地员工入住，需与接站、接机密切联系4、每天会后看望慰问外地住宿员工。（二）、会议餐饮（负责人：柳志英XX，协助人：张婷XX、王蕊XX）1、拟定会议茶歇方案；负责会议茶歇的购买、清洗及布置。精心安排会议茶歇，水果、食品、饮品的供应做到个性化、多样化，保证供应充足。2、负责会议午餐的筹划、预定和安排。考虑用餐时间、用餐地点、用餐方式，为员工提供便利确保会议午餐按时按量送达当天提前告知会议主持，以便会议主持及时通知确保卫生安全，杜绝食用不洁食品做到会议午餐多样化、个性化，尽量满足所有参会者的饮食要求。3、负责会议晚餐的筹划、预定和安排。恰到好处的安排菜谱同时告知会议主持，以便会议主持及时通知负责会议晚餐酒水饮料的购置（三）、会场后勤（负责人：张婷XX、王蕊XX）1、确保前排领导水果、茶水后勤供应。准备烧水壶、屈臣氏矿泉水、领导水杯准备抽纸、烟灰缸2...
