会议管理指引VIP免费

会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第1页共8页会议管理指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、概述会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第2页共8页二、工作程序1.职责说明1.1.会议经办部门1）会议经办部门是指根据不同会议性质和特点，由相关部门为会议组织经办部门。2）负责会议的召集、发起、倡议、组织工作。3）负责会议纪要整理、下发、跟踪落实。1.2.相关部门1）根据制度与流程和经办部门要求，参与会议并提出意见或建议。2）对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。1.3.分管领导/公司总经理1）根据制度与流程参与会议、提供决策意见。2）推动协调需要跨部门沟通或协调的事项。2.会议组织2.1.会议准备：会议由经办部门负责组织，组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可发起。发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应尽量避免采用会议方式。2.2.会议确认：经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起会议。需要公司总经理、分管领导参会的，须提前与相关领导协调确认。2.3.参会人员：参会人范围应尽量精简，严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括需直接提供信息、参与意见和决策的人员，其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。2.4.会务安排：经办部门召开会议需按规定程序向人力行政中心提出会务申请，由人力行政中心统一安排会议时间和会议室；不同会议的开始时间应至少间隔30分钟。凡有会议设备需求，如投影仪、白板、电脑、音响设备等，应在申请中详细注明，并及时与人力行政中心确认。目的切实提高公司会议效率，规范公司会议管理流程。适用范围适用于公司各类会议的组织管理。术语和定义1.1.管理会议：指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会、预算会等。1.2.专题会议：指公司在项目开发过程根据业务开展的需要，对开发相关的某一个事项进行研究、讨论、评审、决策的会议，最大的特点是与项目开发息息相关。1.3.文化会议：指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务虚类会议。会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第3页共8页2.5.资料准备：凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），应在会议通知中加以注明。会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。2.6.会议时间：1)会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或通知内明确，以便于会议过程控制。临时性紧急会议由组织人负责通知，但需将通知同时抄送人力行政中心。2)除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前1个工作日发出，以便参会人进行充分准备。3)会议结束时间最长可延迟30分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响后续会议的正常进行。2.7.会议用餐：会议进行至用餐时间，尽量安排休会用餐，无特殊情况不得在会议室内用餐。3.会议出勤原则3.1.会议委托制：所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员，参会人员需按时出席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并委派代表参加，并交代好本人或本部门需在会中提交的问题，受托人也需将会议的精神转达委托人。3.2.会议签到制：会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需按要求时间准时出席并签到，迟到或早退者按公司行政管理规定处罚。4.会议过程控制管理4.1.会议发起人应做到：1)会议资料齐备。2)议题明确。3)会前对议题征询参会人员意见。4)会前沟通充分，便于上会形成决议。4.2.会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议结果，应做到：1)主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予提醒。2)及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。3)严格检查和执行会议纪律。4)进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。4.3.会议参会人应做到：会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第4页共8页1)准时参会。2)...