会议团体销售及接待程序与标准程序标准一、预订会议1、在电话铃响三声以内接听电话,首先礼貌地向客人问好,然后通报所在部门和接听者的名字。2、如客人临时到访,需在短时间内相迎接待,准备好会议资料后,礼貌地向客人表示问好。3、要主动询问客人对宴会的需要,程序包括:单位名称、预定日期、时间、参加人数、活动性质、服务要求、客人姓名、联系电话及等。4、如客人电话预订,可建议客人预约时间到宴会场地亲自视察,如客人来访预订,可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资料,并亲自陪同客人视察相关的宴会场地。二、确认预订要求1、客人提出整个预订要求后,要认真查阅宴会场地预订记录,当核实可提供宴会场地及所需房间状态后,才可以和客人作进一步的洽谈。2、在和客人洽谈的过程中,要耐心听取客人的意见和要求,当客人提出问题或疑问时,要本着诚恳、耐心、细致、礼貌的态度,为客人作出解释及提出建议。3、当会议场地、用餐时间、位置摆设或服务项目等问题有冲突时,要积极主动地想办法与客人取得一致的意见,尽量满足客人的要求。4、洽谈双方如对所举办的活动的主要事项取得一致意见后,即可确认预订。三、跟进会议协议书及落实细节1、根据客人确定的活动内容(包括房间数量、会议形式、人数、餐饮安排等)服务要求,在千里马电脑系统上预留所需房间数量,然后在会议预留本上用铅笔在所预留的会议厅清晰地写下客户资料;2、凡举办大型宴会及重要接待活动,必须事前召集主办单位和酒店有关部门开沟通会议,解决保安、消防、批文、准办证、工程方面的配合、泊车位、公关协助及卫生检疫等事宜,落实具体安排,以确保宴会顺利进行。3、如客人取消预订,需填写生意流失记录,并跟办有关更改手续,包括:取消预留房间和会议室,通知有关的协作部门。4、向客人拟定会议团队协议书,协议书的主要内容有如下必须要素:(参见模板附后)1)入住房间安排:注明抵离日期、抵离时间、人数、房间类型及数量、房间价格、住房条款;2)会议安排:注明会议日期、时间、地点、人数、形式场租、布置场地时间、会议及音响设备设施安排和价格、会议茶点、指示牌内容、横幅内容;3)餐饮安排:注明用餐日期、时间、地点、用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐厅的联络人;4)娱乐安排:注明使用娱乐场所的日期、时间、租场金额,5)交付定金条款:①清楚注明客人需于协议书规定的时间内可用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳30%的金额给予酒店作为定金;②如遇到一些重要的客户申请免受定金,需通知对方出示一份公司担保函(必须盖上公司印章)到酒店,经部门经理审核后再交财务部审批后方可生效。6)取消及更改条款:若公司在签订协议书后临时取消,定金恕不退还。7)付款方式:1.会议团体在会议活动结束后,于当天统一把剩余70%的款项付清。2.如客人是属于挂帐类别,则要求客人在指定的日期内付清。3.确定当次会议是由会务组于会议结束后退房时统一结算,客人杂费自付;或是由客人自付房费、会务组只承担房费及会议费;8)有效签单人:注明有效签单人姓名、签名模式、及手机号码;9)酒店联系人:注明当次会议的跟进人、职位、手机号码、传真号码;10)对方联系人:注明当次会议对方公司的联系人姓名、性别、公司电话、手机号码、传真号码;11)补充说明:清楚注明客人确认传真的具体时间,并说明如有未尽事宜,双方需协商后另行补充;12)交会议主管审阅,由会议主管交部门经理签名确认并盖章后传真给客人;并跟进协议签定进程;四、准备工作1、根据宴会确认书的内容制作宴会工作安排单,部门主管签署后分发给有关部门,以便做好准备工作。2、活动开始前,会议跟进人需检查有关部门的接待准备工作,发现问题及时解决,另与主办单位负责人一起检查宴会场地的布置情况,听取对方的意见,处理临时性的变化。3、视乎预订宴会的规模,将预订人数和客人的特别要求向厨房当值主管通报,以便做好工作安排。4、对如期举办的宴会和活动,要提前准备感谢信,以便在宴会结束后发给客户。五、与客人作进一步的联络1、酒店与客人双方签署协议书后,对于举办宴会、展览、展销、会议...