2025年新版档案管理制度VIP免费

云南德胜钢铁有限公司档案管理制度为规范文献资料档案管理，特制订本制度。第一条档案管理工作由公司办公室指派专人管理。档案管理人员要及时汇总整顿工作中形成的文献、资料立卷归档。公司其它部门的文献资料管理，应遵照本制度。第二条立卷归档的资料、文献涉及：（一）工作活动中形成的决策、决定、会议统计、简报、批示、批复、告知、规定、制度、计划、预算、决算方案。（二）生产建设经营活动中形成的重要报告、请示、总结、技术图纸、规划。（三）上级或地方政府的重要文献，或政府规定。（四）公司机构调节、干部任免文献。（五）公司间的供销合同、合同文书、往来函件。（六）人员外派交流学习、考察获得的价值资料。（七）公司重大发展、重大活动的文字、声像、图纸资料等。第三条立卷规定遵照文献、资料的规律、特点，保持文献之间的有机联系，区别其价值进行保存，并且档案的寄存要设立专柜，注意防火、防盗、防尘、防潮、防蛀。第四条归档文献的数量及每份文献的页数均应完整洁全。第五条文献、资料立卷归档，应将每份材料的正件与附件，请示与批复，领导订立意见与文献，转发文献与原件立在一起，不得分开。第六条卷内文献材料应有序排列，密不可分的文献材料应依次排列在一起，即请示在前，批复在后；正件在前，附件在后。第七条归档文献以“件”为基本整顿单位，普通以每份文献为一件。如正文与附件为一件，收文的文献解决单与收文为一件，来文与复文为一件。第八条立卷归档的资料、文献分为文书档案和合同两大类。合同根据公司生产经营状况，分为担保合同、原料合同、供应合同、销售合同、技改合同、资源开发合同、其它类合同，分类进行管理。每份合同必须留存原件，合同的正本、附件、补充合同、往来函件等与合同有关的全部文献必须按序寄存在一起。除合同外的其它全部资料、文献，统称为文书档案，分行政、生产技术、经营管理、生产开发、基建技改善行分类存档。全部合同由办公室合同管理员存档，文书档案由档案管理员存档。第九条对公司重大事项，应建立一事一档，收集与事项有关的全部资料、文献合并存档。对往来文献较多的重要客户，应收集有关全部资料、文献，单独立卷归档。第十条档案管理员每日应对及时归档的资料进行整顿，每月末向公司各单位收集应当归档的原始资料进行归档，并检查档案归档状况。当年档案必须于第二年3月前完毕归档。第十一条文献、资料立卷归档，必须按照“年份—类别—保管期限”的分类办法建立电子文档目录，并打印文献目录，随归档文献一起存入卷内。第十二条为方便文献查阅，文书档案卷壳上必须填写案卷题名，包含下列信息：卷号、年度、保管期限、类别、起止件号。合同档案卷壳上必须粘贴盒脊，包含下列信息：保管期限、档号、年度、案卷题名（合同类别）、盒号。第十三条立卷档案的借用需填写《借阅档案记录表》，经办公室主任签字同意后方可借出。外单位人员借阅，需持单位介绍信，注明借阅文献名、借阅时间、借阅目的。第十四条档案管理人员工作调动或离职时，必须严格推行交接手续，将全部档案资料交接清晰，不得私自私带或损毁。第十五条本制度自下发之日起实施。附件：1.《档案管理流程》2.《合同档案盒盒脊（例文）》3.《云南德胜钢铁有限公司收文记录表》4.《云南德胜钢铁有限公司借阅合同档案记录表》5.《云南德胜钢铁有限公司借阅文书档案记录表》6.《云南德胜钢铁有限公司文书档案卷内目录》7.《云南德胜钢铁有限公司合同目录》