常用文档常见的格式有 Word、PDF、 HTML和纯文本， 其扩展名分别是： DOC、PDF、HTL或 HTML、TXT，用于交换究竟用哪种格式好呢？建议是纯文本 (TXT) 格式最好。.txt 一种纯文本格式文件。文件类型：ASCII。要观看这种文件，可以通过一个字处理器，如微软的 Word，或者一个简单的文本处理器，如Simple Text 或在 Mac上使用的 BBEdit 。对于 PC，你也可以使用 Windows操作系统所带的 Notepad。格式化的文本.doc 一种通用的 PC格式化文本文件格式。文件类型：ASCII。它们通常是使用Microsoft Word 或 WordPerfect for Windows创建的。MS Word是最常见的文字处理软件，所以很多人采用 Word 格式。Word 具有丰富的排版指令、表格处理和字体选择功能。一些时尚人士还在文档里加入了彩色照片，企图深刻印象，还有人使用黑体、斜体字突出重点内容。.pdf PDF是 Portable Document Format（便携式文档格式）的缩写，中文译为可移植文件格式。是由Adobe 系统公司开发的一种专有的格式。使用Adobe公司的 Adobe Reader 软件可以阅读扩展名为 .PDF格式的文档。PDF格式的优点在于文件格式与操作系统无关，也就是说， PDF文件不管是在微软的 Windows，Unix还是在苹果电脑公司的Mac OS操作系统中都是通用的。PDF 格式的文档不容易被修改。这种格式化的文档（包括一些小册子或内含艺术作品的一些文档）能够在因特网上传输，文件类型：二进制。要阅读这种类型的文件，必须要使用Adobe Acrobat Reader ，这种阅读器可以从 Adobe网站上免费下载。.html/.htm 很多人有自己的个人主页或博客，可以把资料放在互联网上， 采用的文件格式是HTML (Hyper Text Markup Language) ，即超文本标记语言， 这是一种网页格式，是用于创建网页的一种语言。文件类型：ASCII 。为了观看这种类型的文件，需要一个web浏览器，如，Navigator或 Internet Explorer。这样，通过电子邮件、文字处理软件递交的资料经过格式转换，一律变成了纯文本文件。由于 Word, PDF, HTML 版本各异差异， 格式转换后的行间距、 字间距、左右对齐等等都有很大的变化，有时甚至会出现乱码。这样您花了很多时间精心排版的Word格式或其他合适的资料，最后在处理时电脑屏幕上显示的结果可能是一堆参差不齐、东倒西歪的文字。
