物业品质监控系统之文档信息管理一级指标二级指标三级指标检查标准检查方法文 档 信息管理管 理 制度制度清单制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度；抽查明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任；抽查部门信息管理员发生变动，必须及时通报总经理办公室，并完善各项交接手续，对新信息员进行必要的培训；抽查流 程 管理收集于每月/季/年初收集现场质量记录外来文件填写《文件处理表》，报公司领导批阅；抽查建立做好清晰的标识；无污损或破损；内容完整；传真件应复印后保存复印件抽查更改按文件原审批程序重新报批抽查归档按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行；按不同业务类别进行排序、编目；文件盒（袋）的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等；外来文件由经办部门存档；在《文件资料存储清单》登记抽查储存归档资料应尽量在统一地点保存；做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作；抽查报废填写《记录报废申请表》经经理批准；重要须粉碎处理；抽查查阅在《借阅登记表》上登记；经经理批准；及时收回；政府部门、司法机关因公需查阅的，在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存；抽查保密保密文件控制；电子文档加密码；重要、机密的电子文档在设置密码后报部门经理备案；抽查移交资料管理员调（离）职或更换岗位前，应做好文档资料交接工作，完善交接手续；抽查发布所有文件需经审批后方可发布；通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录；重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时，须请对方签收，填写并保存《文件发放签收表》抽查现 场 管理资料柜编号管理；柜内资料内容同《文件资料存储清单》相符；文件柜符合文档储存环境要求；柜门锁和钥匙齐备；钥匙编号同锁号相配；抽查网络信息网络信息须经部门经理审批后方可发布；审批记录须存档；抽查电子文档统一管理；按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹；管理软件内容每月备份；每年初对上年重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》登记。抽查附件 1：《小区迎检文档资料目录》2：3：《管理处日常管理文档目录》4：《管理处电子文档资料目录》5：《工程技术部文档资料目录》6：《绿化部文档资料目录》附表一：小区迎检文档资料目录目录号一级目录二级目录三级目录1-1物业规划档案用地批准文件小区规划图建设用地规...
