西山区电子公文归档与管理规范（征求意见稿）1、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子公文的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。 本标准适用于西山区区级机关、团体和其他社会组织。2、引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T 18894-2002GB/T15418-1994 档案分类标引规则DA/T19-1999 档案主题标引规则3、术语和定义本规范采用以下定义3.1 电子公文 指在计算机和计算机网络环境中以及数字设备生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.2 归档电子公文具有凭证和保管利用价值、作为档案保存的电子公文。3.3 真实性指按规定对电子公文的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.4 完整性 指电子公文的内容信息、背景信息、元数据等无缺损和无改变。 3.5 有效性 指电子公文应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.6 逻辑归档 指在计算机和网络上进行，将电子公文进行归档操作，并向档案部门移交的过程。 3.7 物理归档 指把电子公文集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.8 元数据 指描述电子公文数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 4、管理体制和职责 4.1 各单位应根据本标准，建立电子公文归档与管理工作制度和管理网络，并安排专人管理。 4.2 文件形成部门负责电子公文的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子公文的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 4.3 为保证归档电子公文的完整、真实和有效利用，从电子公文产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 4.4 归档的电子公文，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子公文能有效机读。 5、电子公文的收集 5.1 收集范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的...
