下载后可任意编辑物业管理公司档案管理标准作业规程【物业管理经验分享】物业管理公司档案管理标准作业规程1 目的法律规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2 适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。3 职责3.1 物业总经理审批档案的借阅申请及清单。3.2 综合部主管监督档案管理的实施工作。3.3 档案管理员负责档案的日常管理工作。4 程序要点 4.1 档案的编号4.1.1 公司、管理处编号:a)物业管理有限公司编号为:※※※(公司英文缩写);b)物业管理处编号为:※※※(管理处英文缩写)。4.1.2 部门编号:a)综合部编号为:Z·H;b)财务部编号为:C·W;c)管理部编号为:G·Wd)项目部编号为:X·Me)工程部编号为:G·C;4.1.3 年份编号:引用年份序号-2024、2024、2024……。4.1.4 档案顺序号:采纳阿拉伯数字取 3 位有效数字-001、002、003、...。4.1.5 档案编号举例:a)物业管理有限公司编号:※※※-※※-※※※-※※※档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号b)管理处编号:※※※一※※※一※※一※※※一※※※档案序号类别编号部门编号管理处编号下载后可任意编辑物业管理有限公司编号4.2 档案的分类 4.2.1 区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:a)行政、人事类;b)财务类;c)物业管理类;d)保洁类;e)工程维修类;f)保安类4.2.2 全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采纳组织机构--问题分类法,如:收文类发文类合同类a)综合部员工人事档案图纸类后勤类收文类报表类b)财务部帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类 c)管理部员工档案类维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类……4.3 立卷与编制目录4.3.1 立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:--物业管理有限公司综合部收文:※※※-X·Z-收文;--物业管理有限公司财务部报表:※※※-C·W-报表;--管理部业主档案:※※※一※※※-G·W--业主档案。下载后可任意编辑c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部 3CM 位置处,并排列在档案柜中;d)将需归档的资料按其...
