档案培训基础知识•1、收集的范围按照国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，机关文件材料归档范围主要包括四个方面的内容:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。•2、收集的重点•一是反映本单位主要职能活动的文件材料;•二是反映本单位主要历史面貌的文件材料;•三是反映本单位重要产权和经济关系的文件材料;•四是反映本单位人员权益的文件材料。•3、收集要求•(1)时间要求。文书文件材料于次年6月底前归档.基建和科研文件材料于项目结束或中止后3个月内归档;设备文件材料在开箱时归档。会计文件材料于次年6月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案室移交;其它专业文件材料一般在次年上半年归档。电子文件材料一般应随办随归，也可以按月或季度归档。声像材料、奖品、印章、题词、书画等随时归档。•(2)质量要求。归档文件材料齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续完备，机关各部门向档案室移交档案和相关资料时，要填写“档案、资料交接文据”一式二份，档案室向档案馆移交档案时，还应同时移交案卷目录或归档文件目录一式三份。•(二)各门类归档文件的整理•1、文书文件材料的整理•基本原则:遵循文件形成规律、保持文件有机联系、区分不同保管期限，便于保管开发利用。•整理方法:2000年以前形成的文书文件材料，按《文书档案案卷格式》(GRIT8705-88)的规定，立卷整理;2001年以后形成的文书文件材料，按《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和《湖北省归档文件整理细则》的规定，以件为单位整理。•整理步骤:以件为单位进行装订、分类、划分保管期限、排序、编号、编目、装盒、排架。•(1)装订•办理完毕的归档文件以“件”为单位进行装订。“件”指的是一份或一组有密切联系的文件，是归档文件整理和保管的基本单位。•单份文件的正本和定稿为一件，文件的正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、会议指南、书刊等一册（本）为一件，简报一期为一件，会议记录一份或一本为一件，法律、法规等重要文件的历次修改稿（正式文本），一稿为一件，有密切联系的一组文件，如转发文与被转发文，同一事由的来往文书等，一组为一件。•“件”内文件按照结论(果)前置的原则进行排序。文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文（结论）在前，来文(或去文)在后。多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文在前，其它语言在后。•装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件的右上角编制小流水页号，文件中有信息的页面均编页号，空白页不编号。•（2）分类•归档文件一般采用“年度----问题----保管期限”三级分类方法进行分类。档案数量比较少的可按“年度----保管期限”两级分类方法进行分类。同一立档单位的分类方法应保特相对稳定。•年度按照文件办结年划分。当年办结的文件归入文件形成年；跨年度的会议文件，归入闭幕年;跨年度办结的文件，如同一事由的来往文书，请示与批复等，并作一件时，归入办结年.•问题按照分类方案规定的类目划分，如党群类、综合类，业务类等.•(3)划分保管期限•按照单位制定的《文件材料归档范围和保管期限表》确定保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三种。•本单位组织召开重要会议、举办重大活动、主要业务工作、重大问题的请示与批复、重要资产管理、机构演变与人事任免等形成的文件材料应划为永久。•一般业务工作、一般事务管理等形成的文件材料应划为30年或10年。•(4)排列•归档文件按照分类方案确定的分类顺序排列。不同保管期限的归档文件分别排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内、按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。•(5)编号•完成分类排列的归档文件应当以件为...
