档案管理工作实操培训—2—一、立卷归档的原则二、立卷归档的范围三、立卷归档的要求四、立卷归档的程序五、常见问题答疑档案管理工作实操培训—3—归档原则的核心一、立卷归档原则公司档案实行各部门分别立卷，档案室集中统一管理的原则，任何个人不得据为己有或随意销毁—4—哪些重要文件需要归档？二、立卷归档范围咨询评估类文件针对项目咨询评估（含后评价、中期评价等）、专题研究、城市地区规划、技术改造咨询、工程造价咨询、设计、项目管理、信息化咨询、工程承包等业务工作的文件材料—5—咨询评估类文件具体内容二、立卷归档范围1.业务委托单位的委托文件（委托函、政府委托任务下达书、合同等）2.项目咨询工作大纲及更改申请表3.专家及专家组意见、建议材料4.公司咨询评估报告初稿、最终稿及成品5.公司评审会议纪要及业务部门评审会议纪要6.设计、建设单位提供的项目建议书、设计任务书、可行性研究报告7.顾客提供产品情况表、咨询评估报告质量审核记录卡8.组织合作单位参与进行各项业务工作的任务委托书或合同、报告9.有关政府主管部门对建设项目的批复性文件—6—哪些重要文件需要归档？二、立卷归档范围招标代理类文件在招标代理业务中形成的文件材料—7—招标代理类文件具体内容二、立卷归档范围1.承揽业务的委托合同、授权委托书、业务申报表2.招标公告3.参加人员及分工4.招标文件5.售招标文件记录6.投标文件接收登记表7.投标保证金接收登记表8.开标记录9.评标专家名单及专业情况10.评标报告—8—哪些重要文件需要归档？二、立卷归档范围监理类文件在监理工作中形成的文件材料—9—监理类文件具体内容二、立卷归档范围1.监理招标文件、中标文件、中标通知书、授权委托书2.业务申报表、监理合同、协议（必须正本）3.总监任命书（必须原件）4.监理规划、监理实施细则5.监理工作总结（专题、阶段和竣工总结等）6.竣工移交证书7.工程质量评估报告8.获奖证书等9.监理业务手册10.相关文件总目录—10—立卷归档时间三、立卷归档要求对于项目咨询评估文件材料，在咨询评估任务完成时立卷。按照ISO9000质量管理体系文件要求，归档工作须在咨询报告正式签发的一个月内完成全部案卷均须在次年上半年移交集团公司档案室—11—立卷归档任务划分三、立卷归档要求各所属企业应归档的文件材料，由项目经理负责组织开展立卷、归档。全部案卷须由专人向集团公司档案室移交。—12—归档工作流程示意图四、立卷归档的程序案卷检查文件类型是否齐全文件是否具关联性稿本是否完备文件分类按年度分类按机构分类按问题分类文件组卷内容联系紧密分级适当，类型鲜明年代清晰，保管期限准确案卷编目卷内文件排列编号卷内目录的编制备考表的编制案卷标题的拟写确定保管期限案卷封面的填写案卷装订编制案卷目录—13—1.案卷检查要点四、立卷归档的程序按照归档范围，检查有无缺类根据文号、附件目录、文件材料的内容和相互联系，检查有无短缺，附件是否齐全对公司发文，检查各种稿本有无遗漏，是否准确归档应归原件，原件不在本公司时归复印件，并注明原因对于短缺的文件，确已无法补救的，应加以记载和说明—14—2.文件分类要点四、立卷归档的程序按年度分类跨年度的项目咨询评估文件，放在项目列入咨询评估计划的最后一年按机构分类将文件按其产生或承办部门分开按问题分类将一个部门产生的文件按其内容所反映的问题分开—15—3.案卷组卷要点四、立卷归档的程序按案卷组卷应以问题为主，兼顾其他特征，使之内容联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代清晰，保管期限准确按咨询评估业务工作中形成的各种文件材料、制度等，一般按单一问题组合。同一项目、文件材料的正文与附件、正本与底稿、中文本与外文本应组合在一起。—16—4.案卷编目流程四、立卷归档的程序4.1卷内文件排列编号4.2卷内目录的编制4.3备考表的编制4.4案卷标题的拟写4.5确定保管期限4.6案卷封面的填写4.7案卷装订4.8编制案卷目录—17—4.案卷编目流程四、立卷归档的程序4.1卷内文件排列编号4.2卷内目录的编制4.3备考表的编...
