物业档案管理一、物业档案：（一）定义：物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。二、表现形式纸张、磁带、光盘、胶片等手写、复印、录像、摄影、晒制、印刷等（四）按表达的方式不同：（一）按载体不同：（二）按记录方法不同：（三）按给合方式不同：图、档、卡、册、表、证、计算机软件、声像材料等。文字、图像、声音等（三）特点：1、从形式上：留下了管理者的笔迹和签名；2、在内容上：记录着物业和关系单位的真实面貌以及管理过程的实际反映。原始性真实性（四）作用：1、凭证作用：物业档案资料既不是事后编写的，也不是任意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动的真迹；具有法律凭证作用。2、参考分析作用：物业管理档案资料不仅记录了物业管理活动的状况，而且记录了物业管理活动的发展，以及探索物业管理发展的成果。它对于查考既往情况、总结经验教训，摸清规律，具有重要的参考作用。（五）档案的内容/类别：1、物业权属资料（技术资料和验收资料）；业主资料承接查验资料2、服务提供过程中产生的资料；主营业主收入过程中：如客户服务、环境管理、秩序维护、工程维保等；配套经营收入过程中：如有偿维修、家政保洁、庭院代管、销售案场服务等；3、物业企业内部管理过程中产生的资料内部：如员工档案、培训、企业收发文档案等；外部：行业资料、媒体宣传资料等（六）档案的分类方法：1、时间分类法：按资料产生的时间来分类；例如：发文、员工档案、业主档案等；2、组织机构分类法：按企业内部组织架构例如：如公共设施设备的维修养护记录归入工程部的运行记录；3、事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类。例如：社区活动档案；重大事件；承接查验二、物业档案资料管理：（一）物业档案资料管理：包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的有关资料与数据。1、档案的收集与整理：注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错不漏。A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套，从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理的自始至终，从物业的规划设计到售后日常管理服务的全过程。B、及时：“六时”--物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情况的最佳时机；--楼宇入伙时，是全面掌握业主或租户基本情况和物业使用情况的最佳时机；--上门访问时，通过主动上门访问，与业主或租户进行对话或沟通，核对已有记录，注记变动情况；--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正原有记录；--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案；--检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整理完善，以备查考。（二）检素利用：1.常用检索工具：清册、目录2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等；（三）保存与安全：1.保存期限:（根据企业、项目的实际情况）永久:无限期，如权属档案、大型设备技术资料等；长期:15-60年，本体、大型设备维修记录等；中期:3-15年，部分服务运行记录等；短期：3年以内，内部管理记录、部分服务运行记录；企业应建立各类档案\运行记录请单(类别\保存期限\保密等级进行明确)2.保存注意事项:（1）注意物业基础资料（承接查验、入伙资料等）的保存整理和安全；（2）共用部分、共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，这类档案的真实性、保存期限应有明确规定；（3）应制定借阅与复印、销毁等方面的操作程序。（4）专人负责、设定权限。四、如何做好物业档案管理工作：（一）建立档案目录树；（三）档案管理符合基本要求（二）建立档案管理规程及相应标准（五）注意运行记录之间的联系（四）管理者应充分利用档案；（一）建立档案目录树档案清册权属档案图纸资料业主资料(大\小)设备设施查验公共部位查验分户验收资料内部管理档案员工资料财务行政服务运...
