信息数据规范化管理探讨VIP免费

信息数据规范化管理探讨［摘要］规范化与标准化是企业信息化建设的重要标准之一，本文以某集团型企业的财务信息化建设为例，通过其客商档案数据的建立、维护和完善历程，探讨企业信息数据的规范化管理。［关键词］客商;数据管理;维护;信息化一、客商档案数据的重要性客商是企业的财富源泉，对于集团型企业而言，客商档案数据规范化管理尤为重要。首先，集团型企业分子公司众多，日常经营活动所涉及的客商经常存在交叉和重叠；其次，集团账务处理和资金系统收付款业务的正常进行，离不开准确无误的客商信息的支持；再者，伴随企业业务量的增长，需要客商数据做到及时更新与完善。集团下属各法人单位单独核算的客观事实，导致其客商档案涉及到商业机密，对于客商数据保密性要求，因此客商档案信息需要兼顾一致性、准确性、及时性、完整性和保密性。二、客商管理模式的分析作为集团型企业，客商数据管理模式一般有两种，即集团统管模式和成员单位分管模式，二者各有利弊。前者客商数据不允许下级单位自行维护，而是需要集团集中统一管理并分配给下级单位使用。这样一方面可以保证客商数据的唯一性，杜绝客商数据资料杂乱无序，便于集团统计客商往来账和业务量，另一方面集团对数据的统一核查，最大程度的保证了客商信息质量，为整个企业的数据共享和利用提供了可靠保障。缺点是信息采集和录入量较大，效率不高。后者，客商档案数据由各成员单位自行维护，这使得数据的采集和管理更加灵活快捷，但不利于规范化管理，数据的质量无法得到可靠保证。以某集团型企业为例。作为一家大型的集团公司，下属近百家分子公司，日常财务核算和资金调配需要统一规范化管理，同时考虑到成本和效率问题，在制度许可范围内最大程度的数据共享是必然的，因此，它更合适于选择数据统管模式。而对于规模较小的企业特别是单体企业，业务量较少，没有集中管理和统一第1页共5页核算的需求，因此信息管理上更倾向于数据分管模式。这里主要对前者进行详细分析。三、档案数据统管模式下的前期管理（一）数据的手工维护自采用新的财务软件系统以来，集团企业信息化建设已进行了两步，分别是财务系统和资金系统。客商档案数据的统管模式伴随着财务系统的上线而正式实施。信息化建设前期阶段面临的主要问题是：过去集团下属各单位自行维护数据，造成数据信息不规范、不完善，质量参差不齐；集团统管型的系统软件上马，需要解决系统中客商档案从无到有的问题；客商数据亟需整理和归类，以满足之后的财务统计和报表合并需求。对此，该企业所采取的管理思路是：确定客商档案数据管理框架，包括编号、类别、数据内容和采集方式，将客商档案按照国家省级行政单位和合并范围进行地区分类和编号，以便于地域统计和识别；考虑到工作量、信息核查难度问题以及账务挂账需求，前期采集客商数据内容只包括名称，其他数据信息由以后进行补充和完善；采集方式上，成员单位向集团申报客商信息，由集团派专人负责核查并手工导入数据。集团下发统一的客商填报模板，并负责提供客商信息验证平台，确保客商信息的规范与准确。成员单位按要求对上报的客商信息进行验证，无误后按照模板填写上报给集团。成员单位应对客商信息的准确性和规范性负责。客商的上报分两步，一是电子版的上传，便于集团归类和导入，一是纸质版的报送，附财务印鉴和负责人签字，作为客商报送凭据，便于日后档案查询和落实责任。集团对下级单位上报的客商信息进行复核，确保格式规范，内容完整，以全查和抽查方式检验信息准确性。达到要求后，手工导入客商并下发成员单位。值得一提的是，出于保密性要求，下发给成员单位使用的客商信息只有客商编码、名称和地区分类等内容，客商对应的上报单位将不对成员单位提供，只限于集团管理。起步阶段是数据管理最为艰难的阶段，企业需要通过系统性的管理将原先散乱无章的数据进行梳理，使之规范准确，在缺乏其他有效的采集路径的情况下，更多的是依靠人为因素。成员单位需要遵循准确性、规范性、重要性原则，对历史数据进行归档上报，集团公司则需要把主要精力第2页共5页用于数据的整理与核查，通过书面凭据来增强成员单位...