财务资料电子档案管理指引

财务资料电子档案管理指引（2013 版）编制日期审核日期批准日期修订记录目的为全面加强集团及各下属公司的会计档案管理，使会计档案管理工作逐步标准化、规范化、电子化和制度化，要求集团本部及各下属公司均应建立财务资料电子档案，以保障财务资料的安全、完整，便于查询和利用，为规范相关工作。适用范围集团本部及各下属公司。术语与定义无职责无关键活动描述1.电子档财务资料建档时间1.1.建档起始时间为 2006 年 1 月 1 日。1.2.2006 年 1 月 1 日之后成立的公司，自公司成立之日起建档。2.电子档财务资料归档内容2.1.财务核算类资料1）财务软件会计帐套数据备份；2）月度、年度会计报表及合并会计报表；3）财务分析报告（包括季度、半年度、年度分析报告等）；4）审计报告。2.2. 预算类资料：集团审批后的月度、年度预算、预算调整及经营计划等（包括但不限于资金预算、利润预算及近 3 年经营计划等）。2.3.资金类资料1）资金周报、月报；2）现金流量分析表（含分项目现金流量表和汇总现金流量表）；3）贷款资料（包含但不限于贷款合同、担保合同、土地抵押他项权证、股东会决议、董事会决议、执行董事决议、承诺函等融资相关文件）。1.2.3.4.5.5.5.5.5.5.5.5.5.2.4. 税务类资料1)纳税申报表；2)税务审计报告。5.2.5. 其他资料1)评估报告(融资目的之外)；2)工程类付款电子台帐(按工程项目+收款单位分类，以付款时间排序)；3)销售类收款电子台帐；4)租赁管理电子台帐；5)对外提交的股东会决议、董事会决议、执行董事决议、重要事项的说明、申请及报告等；6)其他重要文本资料。5.3. 电子文档命名规则5.3.1. 总原则：以清晰、易懂、方便查询为目的；按时间顺序、分公司设置。5.3.2. 文档的命名规则：单位名称+文档内容性质概要+文档形成的时间+文档后缀符组成。5.3.3. 单位名称：单位名称为各公司的简称(字数一般为 4 个)，集团各公司简称具体参照人事行政部公布的信息。5.3.2. 文档内容性质概要：使用中文描述,简洁易懂，如会计报表、审计报告、验资等。5.3.3. 文档形成的时间：若文档内容涉及全年，格式为 XXXX 年；半年报以英文大写字母 H 表示，H1 和 H2 分别代表上半年度和下半年度，格式为 XXXX 年 HX；季报以英文大写字母 S 表示，S1 代表第一季度，格式为 XXXX 年 SX；月报格式为 XXXX 年 XX 月；其他资料的格式为 XXXX年 XX 月 XX 日，其中资金周报以当周周五为命名日期。5.3.4. ...