报刊信件收发管理程序制度

下载后可任意编辑报刊信件收发管理程序制度 报刊信件收发管理程序 1.目的 对邮件、报刊收发实施控制,确保客户准时收到邮件报刊。 2.适用范围 适用于邮件和报刊的收发。 3.引用文件 3.1 质量手册第 4.7、4.9、4.10、4.12、4.13 章。 3.2ISO9002 标准 4.7、4.9、4.10、4.12、4.13 章。 4.职责 4.1 保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。 4.2 保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。 5.工作程序 5.1 客户办理信箱使用申请手续 5.1.1 客户需要使用本大厦内的信箱时,到物管部办理申请,物管部通知财务室收取费用。 5.1.2 物管部凭财务收费票据,填写《国企大厦室内修理托付单》,通知工程部装配信箱锁;安装完成后,物管部通知客户领取信箱锁匙。 5.1.3 在使用信箱期间,信箱和锁匙由客户自行保管,锁匙损坏或遗失的,由保安部向工程部出单修理更换,客户按规定的标准到财务室交纳修理费用。 5.2 客户办理报刊记下手续 下载后可任意编辑 5.2.1 每年十月份,物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。 5.2.2 客户需要提供收发报刊服务时,凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理记下手续,由收发员在《报刊订阅记下表》中记下报刊名称、代号、起止日期、联系电话,并且保留收据复印件,以便利今后查询。 5.3 收发过程 5.3.1 对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包裹等特别邮件,收发员需要在邮电部门的签收单上签字或盖章,并记下在《邮件收发记下表》中,当日送于客户。 5.3.2 平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。 5.3.3 对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件,假如超过二十天无人领取,大厦收发员通过投递员退回邮电局,投递员在《邮件收发记下表》上签字。 5.4 接到客户投诉后,保安部经理立即调查清楚投诉的缘由并在当日给客户答复解决问题的方法。因为收发员的责任以致客户这些邮件走失或给人冒领,造成收件人损失的,责令收发员准时向客户赔礼或赔偿,并帮助客户追查遗失邮件。因为邮电局投递方面的责任,由保安部经理与邮电局联系协商解决,记录在《客户投诉记下表》中。 6.质量记录及支持文件 6.1 《邮件收发记下表》 6.2《报刊订阅记下表》 下载后可任意编辑 6.3《客户投诉记下表》 6.4《国企大厦室内修理托付单》 邮件收发记下表 序号 日期 楼层 房号 姓名 邮件 名称 编号 签收 备 注