第第11页页管理体系文件编写培训咨询教师：许明启动时间：2012年06月江苏中鹏新材料股份有限公司第第22页页目录目录第一部分：对管理体系文件的基本要求第二部分：管理体系文件的架构和内容第三部分：管理体系文件的编写要求第四部分：管理体系文件的格式和标识第第33页页一、对管理体系文件的基本要求一、对管理体系文件的基本要求11、文件的价值、文件的价值22、如何保证文件编写的质量、如何保证文件编写的质量33、文件编写的原则、文件编写的原则第第44页页1、文件的价值1、文件的价值管理文件是规范组织管理行为的“法”；管理文件是组织重要的管理资源；管理文件增加了管理的透明度；管理文件反映了管理者的管理理念和思路；管理文件既规范员工的行为，也规范了组织管理者的管理行为。第第55页页2、如何保证文件编写的质量2、如何保证文件编写的质量是总结的过程；是思考的过程；是策划的过程；是提升/整合的过程。文件编写是增值的过程第第66页页3、文件编写的原则——总原则3、文件编写的原则——总原则追求最好、最实际的总原则反应当前运作的最高水平；充分利用已有的管理平台；文件的所有要求都应可实现；文件所规定的要求应与组织的资源状况相适应；最好的、最先进的方法不一定适用。第第77页页3、文件编写的原则——系统性3、文件编写的原则——系统性组织应对其管理体系中采用的全部要求和规定，有系统、有条理地制订成各项要求和程序：所有的文件应编辑成文，需要时编辑成册；各层次文件应分布合理、相互协调、互相印证。第第88页页3、文件编写的原则——协调性3、文件编写的原则——协调性管理体系文件的所有规定应与其他制度体系文件的要求相协调；体系文件还应与法规的要求相协调；体系文件之间应相互协调，不应产生矛盾；处理好各种接口，引用适当；避免职责不清。第第99页页3、文件编写的原则——唯一性3、文件编写的原则——唯一性对一个单位，其管理体系文件是唯一的；通过清楚、准确、全面、简明扼要的表达方式，实现唯一的理解；尽量使用组织自己的语言；避免对同一事项在不同文件中相互矛盾的规定；第第1010页页3、文件编写的原则——适用性3、文件编写的原则——适用性所有文件的规定都应保证在实际工作中能够做到；追求“任何时候/任何部门都适用”的文件是不可能的；编写任何文件都应依据标准的要求和公司的现实；文件的内容和形式追求简单、适用、有效的原则；第第1111页页3、文件编写的原则——完整性3、文件编写的原则——完整性文件中规定的过程或活动应形成管理闭环；过程或活动的内容描述完整，来龙去脉交待清楚；不仅文件本身完整，而且要保持文件之间的完整。第第1212页页3、文件编写的原则——逻辑性3、文件编写的原则——逻辑性当过程或活动中存在逻辑关系时，应按逻辑顺序描述；属于判断的活动（如审核、批准、审查、检查等）应交待清楚判断的标准和判断后的不同处置方式。第第1313页页3、文件编写的原则——可评价性3、文件编写的原则——可评价性应使用肯定或否定的叙述性语言，不应使用模糊语言（如及时、基本上、差不多等）；表述准确、清晰，用词简练、明确，使用组织内通俗易懂的语言；按文件要求执行的结果应是可评价的，要求文件的规定必须明确。第第1414页页二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容1、体系文件的架构2、管理体系文件的类型第第1515页页二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容法律法规/上级规定第第1616页页二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容二、管理体系文件的架构和内容文件层次图说明——当各层次文件分开时，可相互引用；——各层次文件的内容不应相互矛盾；——下一层次文件应比上一层次文件更具体、更详细；——各层次间合并还是分开，可根据自己的习惯和需要去决定。第第1717页页二、管理体系文件的架构和内容二、管...
