24.文件管理程序VIP专享

融侨/元洪房地产有限公司 《质量体系程序、制度文件汇编》 第 D 版 第 0 次修改 第 1 页 共 221 页 24．文件管理程序 1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2 .1 总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉； 2 .2 各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 3． 工作流程： 3 .1 文件分类： 3 .1 .1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3 .1 .2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。 A． 技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。 C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 D． 合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 E． 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F． 决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3 .1 .3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 融侨/元洪房地产有限公司 《质量体系程序、制度文件汇编》 第D 版 第0 次修改 第 2 页 共221 页 3 .2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层...