为了规范物业项目部业主方沟通、协调工作,确保物业管理工作的顺利开展
适用于物业项目部在日常的管理服务工作中业主方的正常工作往来
1、物业项目经理总体负责与业主方的沟通、协调
2、物业项目部负责依照本程序实施与业主方的正常工作往来
1、业主方的沟通、协调方式 (1)工作协凋、沟通会议: 走访，回访，意见征询每季度一次，项目经理走访每月一次，总经理恳谈会一年一次
物业项目部每季度至少与业主方进行一次例行工作沟通会议,会议的主要内容是向业主方通报一个季度的财务支出状况和工作简况,解决需经业主方协助支持方能完成的问题
(2)专题解决问题会议: 在遇到需经业主方同意方能进行工作时,物业项目经理应申请召开专题业主方会议,协商解决专项问题
(3)每年6 月底和12 月底,物业项目部应汇同公司领一同拜访业主方,召开专题工作茶话会,向业主方做全面的年度、半年度工作汇报
(4)定时工作沟通制度: ①每月5 日前向业主方报送物业项目部财务损益表； ②每月10~ 15 日期间接受业主、业主方的质询、审计； ③每季度的头个月向业主方报送社区文化报刊、宣传品
2、下列物业管理工作应当及时向业主方申报,请求支持
(1)计划使用本体维修基金对楼宇本体进行大、中修时
(2)计划使用公用设施专项维修基金更新公用设施时
(3)物业管理服务工作涉及到部分业主利益,需业主方出面协调时
(4)物业项目部制订了新的管理措施需要业主方支持工作时
(5)其他需向业主方请示、寻求支持的工作
3、下列情况出现时,物业项目部应当及时通报业主方 (1)新的物业管理法规颁布执行时
(2)所管理的物业出现了重大变帮或发生重大事件时
(3)业主方的个别委员与物业项目部有重大的工作分歧无法解决时
(4)有重要的活动(如创优迎检查)时
(5)物业项目部对个别业主执行违约金处罚时
(6)其他应当向业主方
