物业合同档案归档制度为加强公司物业合同的档案管理，保证物业合同档案收集、整理、存放、保护和利用各环节法律规范、有序，结合公司实际情况，特制订本规定。第一条 物业合同档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。第二条 归档范围（一）按物业管理参加者分类 1．在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位收集的工程设计产权及工程技术资料的原始资料；2．业主入伙时，进行二次装修阶段收集的业主、用户资料； 3．在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回防记录等以及其他相关资料；4．通过政府主管部门猎取的相关信息。（二）按物业资料来源的时间顺序分类 1、设计规划阶段信息(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件2、竣工及验收阶段信息(1)竣工图(2)竣工工程项目一览表(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)(4)设施技术手册、使用说明及质保证明(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)(8)隐蔽工程的验收记录(9)工伤事故发生及处理记录(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单(11)项目的重要技术决定和文件(12)验收计划和验收会议纪要验收记录(13)返修记录(14)验收总结报告3、委托管理阶段信息(1)委托管理招标文件(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)(3)物业委托管理合同(协议书)4、招商阶段信息(1)招标物业的平面图纸(2)招租许可证及委托书(3)租金及管理费测算(4)租赁合同(5)广告策划资料5、用户入户信息(1)用户入住通知书、入户须知(2)管理公约(公共契约)(3)用户资料(包括业主、租户)(4)业主委员会章程(5)用户手册(6)用户进户验收表(7)用户进户交费单6、日常管理信息(1)业主、租户变动和更换情况(2)各部门工作(操作)法律规范，管理制度(3)各部门工作记录(4)大、中、小修记录(5)维修承包合同和预决算(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等(7)用户...
