学术会议举办详细流程VIP专享

一、会议前期通知1. 定会议日期,请专家（包括嘉宾和授课专家）。2. 拟定会议通知红头文件，包括会议介绍,主办、协办单位，会议时间、低点，是否收注册费，学分等,会议联系人等。附会议议程，参会回执。3. 通知发放四种方式:邮件、微信 H5 动态网页(带报名功能)、信件、电话.4. 应有专人通知和统计参会人员，方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制.二、专家联系(专人负责）1. 联系专家,告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料，简历用于宣传和主持人介绍。2. 专家接送：包括往返接送，会场与酒店接送。协商完毕后，告知专家接送事宜。3. 去酒店查看，是否有早餐等4. 专家假如提前 1 天到,会议负责人应去酒店接见。三、会场前期准备1. 会议资料：包括讲课 PPT,厂家宣传资料，笔记本,笔.会议资料袋胸牌.2. 会场横幅，背景墙，展架，指引牌等3. 根据参会人数,是否准备学分票、餐票等.4. 会场拍照人员，合影地点（有车占用需提前预定位置)。5. 会议当天专家就餐地点预定，参会人员就餐（盒饭、自助、围桌）四、会议前一天准备1. 会场布置完毕.可准备一些背景音乐。2. 茶歇食品、盆等，矿泉水，是否准备咖啡、茶等(备茶杯、开水）3. 调试投影、舞台灯光控制（留工作人员电话，以防现场故障）、PPT(激光笔）、话筒（至少 3 个,讲者 1 个,主持 1 个,提问 1 个，其中 1 个无线麦)等.4. 台签.上主席台的台签要准备 2 份，主席台 1 份，第一排 1 份。5. 签到表、笔等6. 人员分组:① 签到、注册；② PPT、讲者主持台签更换；③茶歇7. 嘉宾是否准备讲稿五、会议当天1. 报到组:报到、注册，发放资料等，根据报到人数，反馈就餐人数，订饭。2. 专家接待组：接待专家入场3. 现场控制组：提前拷贝讲者 PPT，主委定好主席台就坐嘉宾，排好台签顺序.4. 开幕式结束后，集体合影。现场控制组需搬离主席台桌椅,留主持人桌椅，放讲者简介（或提前给主持人）、水等.讲台更换讲者台签。5. 准备茶歇六、就餐1. 假如是盒饭，全部人员坐于原位,工作人发盒饭,避开混乱.2. 专家围餐需有人引导。会议结束后刷学分，假如人多，建议全部坐于原位，工作人员一个个走过去刷。