文件管理办法VIP专享

1. 目的使公司文件管理法律规范化、制度化,提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。2. 适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。3. 职责3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写,其他部门提供相关配合。3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。3.4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核,总经理负责批准.4. 文件的分类与定义4.1. 文件分类图：4.2. 文件分类文件分为管理文件、日常工作文件两大类.管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：章程、手册、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。包括部门发文、签呈、信息沟通表对外传真文件、会议记录、个人文件等.4.3. 文件定义管理文件1）章程-——指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。如:公司章程2）手册-——指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。如：员工手册、质量手册、营销手册等。该类文件的名称冠以 XX 手册,以辨别其性质.文 件会议记录管理文件部门发文个人文件程序类文件作业类文件日常工作文件对外传真文件章程手册技术标准作业指导书签呈信息沟通表3）程序类文件--—指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件.该类文件的名称冠以 XX 程序、XX 管理办法，以辨别其性质。4）作业类文件-——指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件.该类文件名称冠以 XX 指导书、XX 标准、XX 法律规范、XX 细则、XX 标准等，以辨别其性质.日常工作文件1）签呈:内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请,其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。2）信息沟通表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。3）部门发文：由各部门负责人或其授权人签发,其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。如：通知、计划、部门日常工作文件、建...