1招商会议安排方案河北正创招商部2016.06.24目录一、会议主题：32二、会议时间：3三、会议地点：3四、会议通知：3五、会议安排：31、布置会场：32、接送来宾：43、发放资料：44、会议：45、会议纪要：56、会议结束，退场：57、单独交流，签约：58、安排相关人员就餐：6六、突发事件处理：61、医务紧急情况 62、可能发生的抗议 73、与会就餐人数增加 74、会议室被重复预订 75、会议室满员 86、就餐时间被推后 87 轮椅的限制 8一、会议主题：携手同行，共创双赢3二、会议时间：2016-08-18 下午 13：00-15：30三、会议地点：河北石家庄希尔顿大酒店公司安排专人负责会议通知工作，保证所有参会人员通知到位，并提前 3 天将到会人员情况告知会议总负责人。五、会议安排：1、布置会场：① 会议室提前一天打扫干净，地板、窗户、玻璃、窗帘、桌子、椅子等必须擦拭干净，做到窗明几亮。桌子和椅子做到横平竖直。② 横幅，条幅，海报等装饰在显眼的位置，这些能够有效突出会议主题以及渲染现场氛围的宣传性标志是不可或缺的。横幅和海报要做得跟整个会议室协调，挂的时候要全部固定，不能有飘动的情况。③ 指示牌，从一进酒店开始，首先要有导引牌，若酒店门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有本次会议的主题引导牌，会务组导引牌，会场导引牌，会场至卫生间导引牌，饮水区导引牌，吸烟区导引牌等，并由专人负责前厅会议接待。导引牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。④ 进入会场前应有登记处，设年轻漂亮的女孩两名，专门登记参会人员的信息和到场情况，并帮助参会人员解决一些简单的问题。⑤ 提前准备好投影仪和 ppt 或会议用的视频，并将会议用的设4备提前调试好，会议用的电子文件，比如 ppt 和视频等，作好备份。会议时若发生文件损坏等类似问题应有应急措施，可以立即解决。⑥ 茶水或矿泉水等准备到位，并整齐摆放在相应的位置，要求横平竖直。若用茶水，茶杯必须干净，不能有任何的污秽和印迹。⑦ 对于重要的客人，要做好桌牌，正反面打印客人的名字。⑧ 警示标语“禁止吸烟”“请将手机关闭或调至无声”“会场内请勿打电话和走动”等警示与分别贴在会场明显处。2、接送来宾：公司高层或派招商部领导在会议酒店门口接送来宾，并在会议室门口设置登记处，把总监的名片递给客户并留下对方的名片或信息；3、发放资料：入会前，把公司宣传册、会议流程表等相关资料和礼品一并递给参会...
