基建档案管理培训 集团档案室 田芳容2009 年 11 月提 纲◆ 当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施◆ 基建项目文件整理归档中的疑问◆ 基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则 ◆ 各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项 一、当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施 问题： 归档体系不完善 项目参与单位收集归档意识淡薄 归档材料不及时、不齐全
措施： 前端控制，明确各阶段收集归档责任 跟踪管理，执行“三同步”制度，重点检查督导 经济挂钩，按合同做好事先沟通及验收考核工作二、基建项目文件整理归档中的疑问疑问： 项目过程中产生的文书材料怎样分类，是否需要全部归档； 如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版； 鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况，如何做好跟踪管理； 怎样确保归档的材料齐全完整 ; 电子文件和照片档案的收集管理；三、基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则 （一）项目文件的不归档与归档范围确定1 、区别文书档案与项目档案2 、区别归档与不归档3 、确定项目文件的归档范围1 、区别文书档案与项目档案▲ 文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌
▲ 基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录
▲ 两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件
基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表 档案内容文书档案项目档案基建项目机构成立文件是是行政事务、人事任免、后勤保卫等是勘察设计、招投标、设计变更、工程款支付、事故处理、开工、交工、竣工验收等是基建项目单位工作计划、总结是立项审批、基建项目进度计划、总结、领导视察材料等是是质量检查、安全检查、进度检查、事故处理等是是 施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表档案内容文书档案项
