基建档案管理培训 集团档案室 田芳容2009 年 11 月提 纲◆ 当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施◆ 基建项目文件整理归档中的疑问◆ 基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则 ◆ 各分公司基建项目归档文件跟踪管理注意事项 一、当前分公司基建项目档案收集中存在的问题及措施 问题: 归档体系不完善 项目参与单位收集归档意识淡薄 归档材料不及时、不齐全 .措施: 前端控制,明确各阶段收集归档责任 跟踪管理,执行“三同步”制度,重点检查督导 经济挂钩,按合同做好事先沟通及验收考核工作二、基建项目文件整理归档中的疑问疑问: 项目过程中产生的文书材料怎样分类,是否需要全部归档; 如何确定收集归档材料是与项目实际相符的材料即最终版; 鉴于分公司兼职档案员的实际工作情况,如何做好跟踪管理; 怎样确保归档的材料齐全完整 ; 电子文件和照片档案的收集管理;三、基建项目档案归档范围、各阶段收集编制责任及整理规则 (一)项目文件的不归档与归档范围确定1 、区别文书档案与项目档案2 、区别归档与不归档3 、确定项目文件的归档范围1 、区别文书档案与项目档案▲ 文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录,它反映机构职能活动的历史面貌。▲ 基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。▲ 两者有区别也有一定交叉,必要时可形成重复件。 基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表 档案内容文书档案项目档案基建项目机构成立文件是是行政事务、人事任免、后勤保卫等是勘察设计、招投标、设计变更、工程款支付、事故处理、开工、交工、竣工验收等是基建项目单位工作计划、总结是立项审批、基建项目进度计划、总结、领导视察材料等是是质量检查、安全检查、进度检查、事故处理等是是 施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表档案内容文书档案项目档案基建项目部成立、公章启用、技术(施工、监理)人员安排等是是行政事务、临时工聘用、临时租房租地借地合同等是与上级公司来往文件、党务文件等是开工报告、施工记录、设计变更、计量支付、索赔、质量事故处理、施工竣工图等是2 、区别归档与不归档▲ 有价值的文件经整理归入档案室保存,即为归档。▲ 无价值的文件予以剔除、销毁,即不归档。▲ 确定归档与不归档应遵循价值鉴定原则。3 、确定项目文件的归档范围▲ 前期文件的...