项目沟通及协调程序

项目沟通及协调程序1.前言1.1 本协调程序适用于公司项目工程的工程详细设计过程。1.2 本文件的目的是在项目执行中，对业主、设计院、承包单位间的协调方式予以统一，以规范协调流程，提高工作效率，避免沟通错误，保障沟通畅通。1.3 本文件包括协调程序、协调方式和联络界面，是项目工作开展的依据文件之一。经业主批准后，各相关单位（包括业主、设计院、承包单位）均应按本文件开展相关工作。1.4 本文件仅规定业主、设计院、承包单位之间的协调界面和程序，对相关单位内部工作协调程序不做要求，由各相关单位具体负责。1.5 本文件仅对项目执行中设计工作联络予以规定，不包括商务往来文件。1.6 随项目进展，各项目出现增减联系人时项目部应及时向工程技术组提交。2.各单位文件联络的基本要求项目各单位之间的联络应遵循如下基本要求：2.1 各单位之间的联络方式包括会议纪要、信函、文件传输单、电子邮件、传真。2.2 因本项目邮递不便，不推荐使用邮递信函，在不影响项目进程及引起纠纷的情况下发出方可使用邮递信函。2.3 各单位之间的联络均以书面联络为依据，双方代表签署的文件方为有效文件。2.4 各单位联系人见本文件联络人部分，所列联络人签署的文件均为有效文件。2.5 发出单位必须向接收单位所有联络人发送联络文件2.6 任何有效联络在发出方发出 2 小时内应电话通知接受方。3.联络文件要求3.1 会议纪要3.1.1 会议纪要是项目执行的重要文件，会议纪要在参会单位代表及业主代表签署后生效。3.1.2 会议组织方应以信函附件的形式向参会方交付会议纪要扫描件。3.1.3 发出方负责发出文件的连续性，便于接收方分类存档。如果接收方发现收到的文件不连续，应与发出方及时沟通，并由发出方书面确认。3.1.4 各接收单位对于收到的文件传送单需有回执，以向对方及时确认收到文件。3.2 信函3.2.1 信函是项目执行依据之一，发出方须签署方可生效。3.2.2 每家设计单位信函格式应各自统一。3.2.3 信函发出方负责信函编号，并向相关单位联络人发送。3.2.4 一般情况，信函采用电子邮件（签字扫描）传递，以电子邮件传递时必须使用签字扫描附件。3.2.5 电子邮件发出后发出方应电话通知接受方予以接收、确认。3.3 电子邮件3.3.1 电子邮件作为项目沟通协调的补充手段，但未形成信函形式的电子邮件不作为项目执行的依据。3.3.2 电子邮件发出方负责电子邮件的编号，并向相关单位联络人发送。如有必要，可抄送相关单位其他人员。3.3.3...