记录和记录管理控制程序

记录和记录管理控制程序1 目的 本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运转提供真实的证据和信息。2 范围 适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。3 职责3.1 企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。3.2 各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。4 工作流程4.1 记录表格的设计与要求4.1.1 记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。4.1.2 记录表格由记录产生部门设计整理。必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。4.13 记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。4.1.4 记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。4.2 记录的填写、收集、整理4.2.1 记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清楚，填写及时。表格中的所有项目必须根据相关规定填写。4.2.2 职业健康安全管理体系运转过程当中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。4.2.3 记录一般为文字记录形式，也可以采纳磁盘、电子媒体或其他媒介等。4.3 记录的贮存和保管4.3.1 记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。4.3.2 记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。4.4 记录的查阅 外来人员查阅记录，须经管理者审批通过后方可进行。4.5 记录差错的修正和空格的要求4.5.1 当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。4.5.2 当有空格时，应在空白处划一道斜线“ / ”表示此处无内容。4.6 表格的修改，4.6.1 当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行 4.1 条款。4.6.2 新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。4.6.3 每月 5 日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。4.7 记录的处理 记录超过保存期，由保管部门排列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科经批准后，处理如下：4.7.1 需留着参考的，在记录的首页上加盖“作废”印章，分开保存。4.7.2 其余记录由保管部门销毁，企管科监督执行。