饮水而思源--谈同学会活动的企划与执行VIP专享

饮水而思源－－谈同学会活动的企划与执行张瑞菁如果说组织、干部是同学会的骨架，活动就是其血肉，用以联系同学之间的情谊。活动办得好，同学们的向心力自然会提高，对会务推展定有助力。然而，活动的举办若没有足够的经费，势必难以推展；同样地，好活动若没有适当的管道加以宣传，参与率必无法突破瓶颈。所以，这些要素互相作用，缺一不可，其重要性不需赘言。从参加活动，协助联络工作，到亲身主办活动，是先享受而后回馈的心路历程。提笔为文，希望能将个人经验与同学分享，并鼓励同学勇于参与。毕竟，饮水需思源，付出也是另一种快乐的收获。本文将分别针对各型活动办理时的企划过程及注意事项加以探讨，再进而讨论费用的计算与收取，以及如何使用有效的宣传管道提升出席意愿。期能藉此给予举办活动者概略性的参考，各同学会再依其人力物力及客观条件加以灵活的运用，相信「办活动」必不再使人听而生畏，裹足不前了。一、活动类型与企画不同的活动在举办时需考虑的因素皆异。依性质予以分类，可以较有系统地规画。会长需在学期开始前召开干部会议，讨论学期之间想办的活动，询问干部的分工情形及需要的协助；最好能与活动部进行会前准备，拟出几个可行方案，届时可就其利弊予以讨论表决，免得天马行空，反而没有确切的结果出炉。一个有效率的干部会议，除能推展会务外，对提高会内工作士气是大有帮助的。由于在校内举办活动时，需考虑是否有适当的场地。会长应在接任后，迅速至校内管理场地的单位办理洽借的工作，且将时间订下。一来，可免得开学后，想办活动却无场地的苦恼；二来，由于时间、场地均已确定，减少了接办同学的工作负担，相信在游说干部接办时，定可增加说服力，并减少筹办时的不少麻烦，达到事功倍的效果。活动应避免由会长或活动部长一人全包，可轮由不同的干部当组头，会内提供必要的资源，如此一来，参与者皆可有付出且有所得，更可避免个人体力透支或弹性疲乏。1. 迎新送旧好的开始是成功的一半，迎新是同学会开门首要大事，不可掉以轻心。首先要收集新生名单，可透过 International Students' Office、国内讲习会、接机等管道广加收集；或请各系旧生至系办公室查询；或主动参与学校为外籍学生办的 Orientation，担任义工并可散发资料。其次要选择适当的活动形态，如 Pot-Luck 餐会（既省钱又有趣）、茶会、烤肉活动等，尽量能以小组方式进行，使新、旧生能藉此认识朋友、沟通问题、传递生活经验，并在活动时介绍同...