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公司通用文件管理制度

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公文通用文件管理制度为了法律规范公司公文处理程序,保证公文高效、安全、流畅运行,特制定本条例,本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归管理部门,负责收、发文处理和文档管理工作。第一条公文的种类一、决定、决议类1、 对重要事项或重大活动作出安排,用“决定”。2、 对会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”.二、通知、通报类1、 适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项,用“通知”.2、 表扬批判、处分奖励、传达重要情况,用“通报”。三、报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件.其中,向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准,用“请示”。四、公函类对外商洽工作、询问和答复,用“函”。五、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神 ,以便在一定范围内贯彻与执行,用“会议纪要”。第二条公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并应标明发文机关和公文种类。如:公司 XX部关于 XXXX的通知。二、发文字号。(一) 发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。(二) 公司级文件。1、 使用“上发”字的,仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。2、 使用“上(*)发”字的,特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发,但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。3、使用“上(* )发"字的,若为几个部门联合发文,则只标明主办部门发文字号,并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字 .如财务部和服务部联合发文,主办单位为服务部的公司级文件发文字号为:上(服)发[25 ]2 号公司 部门 年号 序号( 三 ) 部 门 文 件 不 使 用 公 司 字 号 , 直 接 由 部 门 字 号 、 年 号 、 顺 序 号 组成。部门文件主要用于部门内部管理事务,以下情况不得以部门文件下发:涉及规章制度类文件;涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件,需见股份公司批文,并以公司级文件形式由总经理本人直接签发 ;涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。三、 主题词是公文标题的简缩词,用于电脑文件的检索。如《关于春 ...

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