物业资料管理科学的、法律规范化的档案管理能有效地为某别墅及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。1. 物业资料管理流程：收集：工程技术、维修、改造资料;证件、装修审批表；历次管理活动书面、音像记录7整理分类：产权资料；技术资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业委会文件、通知、资料、活动记录；财务帐表及分布方案/归档：按 ISO 91： 20 国际体系标准。xy利用：按权限取用，领取时登记，使用后立即归还。/ \2. 档案资料的分类检索（1）开发建设单位移交档案资料（复印件）1）产权资料2）技术资料A. 某别墅规划图B. 建筑施工图C. 竣工图a.总平面图b. 单体建筑、结构、设备竣工图c. 消防、附属工程及地下管网竣工图D. 工程合同E. 开、竣工报告F. 隐蔽工程验收签证G. 竣工验收证明书H. 钢材、水泥等主要材料的质量保证书I. 新材料、构配件的鉴定合格证书J. 水电、卫生器具等设备的检验合格证书K. 砂浆、混凝土试块试压报告L. 供水试压报告3）物业资料A. 某别墅基本资料B. 某别墅分项资料C. 公共配套资料（2）管理处自建档案资料1）业主资料A. 业主基本情况B. 各项签约文件2）日常管理资料A. 环境管理记录B. 保安管理记录C. 车辆档案D. 装修管理资料档案E.维修服务档案F 收费管理档案G. 设备管理档案H. 绿化管理档案I. 环境管理档案J 意见调查、统计记录K.业主投诉及处理记录L. 员工管理档案M. 培训档案N. 行政文件3、档案、资料使用流程:开发建设单位提供的资料4、档案资料收、发管理程序（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。（2）日常管理文件根据公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。物业管理公司建立的资料5、某别墅档案资料管理要求（1）采纳多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采纳相适应的保管、储存方法。（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。（3）电脑文件必须由专人根据规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。（4）原始文件根据文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。（5）档案的鉴定必须由管理处指定人员负责。（6）档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等。
