钥匙委托管理作业规程

钥匙委托管理作业规程4.0 程序要点4.1 管理处可以进行钥匙保管的范围◊进展商交楼后，业主未入住时由进展商托管的钥匙。◊特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难 确需托管钥匙。4.2 进展商托管的钥匙◊物业接管验收工作结束后，管理处可以根据进展商的托管要求接管未入住单位 的钥匙。◊接管过来的钥匙由服务中心管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在 钥匙柜中。4. 3 业主在特定情况下托管的钥匙◊业主委托保管钥匙时，管理员应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）要求填 写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。◊管理员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同 意后，请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。◊管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。◊管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》 内，并在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识，然后将钥匙整齐有序的放置 在钥匙柜中保存。4.4 托管钥匙的管理4.4. 1 管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由服务中心管理员在借 用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人，借用人在《借用钥匙登记表》 中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系 电话等内容，然后签名确认。4.4.2 办理钥匙退还手续时，管理员应在核对钥匙数量后，在《借用钥匙登记表》 中标注钥匙退还日期，并在“接收人” 一栏签名确认。4.4.3 客户服务部主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况， 发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。4.4.4 当接到丢失或损坏钥匙报告时，管理员应按《钥匙管理备忘录》要求记录事 件经过并报告客户服务部主管；服务中心经理与房地产开发商/业主联系， 征得同意后，实行补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全，管理员将 处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。4.4.5 业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，管理员确认领钥匙人的身份移 交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期，请《业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者，管理员不得将钥匙 转交。4.5 所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。