2-1设施设备档案管理制度

【房地产】2-1 设施设备档案管理制度1 目的对设施设备技术资料进行操纵，确保设施设备的可追溯性。2 适用范畴 适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的治理和操纵。 3 职责3.1 工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行治理和操纵。3..2 工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。3..3 各治理处负责本治理处所辖物业设施设备的资料治理。4 操作步骤4.1 技术资料的收集4.1.1 新购设备技术资料的收集4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档储存。如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。4.1.1.3 复印份数及分发情形必须如实记录。4.1.2 新治理小区技术资料的收集 公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料（包括各种图纸、设备资料等）交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。4.1.3 其他技术资料的收集4.1.3.1 工程技术部文员平常应注意收集国家、地点或有关部门公布的与设备有关的各种法律、法规、标准、法律规范。4.1.3.2 工程技术部文员平常应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。4.2 技术资料的存档4.2.1 技术资料归档储存前须经工程技术部经理审批。4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件储存部门、副件、复印份数及复印件储存部门等。4.3 技术资料的使用4.3.1 技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范畴，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。4.3.2 公司职员需要查阅有关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，并经工程技术部经理同意。4.4 技术资料的作废4.4.1 符合作废条件的技术资料应予以处理以下情形技术资料要进行作废处理: a) 该技术资料与国家、地点、有关部门公布的各种现行的法律、法规、标准、法律规范有严峻抵触，或被其明令禁止； b) 已被剔除的设备的技术资料； C) 因本身存在较大错误，被原公布单位用新的资料予以替代的技术资料。4.4.2 技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。4.4.3 差不多发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放...