文件名称：电话、传真管理规定版本：A 版生效日期： 2008-07-01页次：共 2 页 第 1 页1
目的科学、合理、高效的使用与管理电话与传真，控制办公成本增加
适用范围公司各部门3
职责3．1 行政部负责起草、制订、修改本规定，同时负责监督各部门人员仔细执行
3．2 各部门负责人仔细宣导、遵守与执行本规定
3．3 本规定经总经理批准后生效
内容4．1 电话的使用与管理：4．2 公司电话统一由行政部 IT 工程师对每一部电话机实施“加密”管理
即在使用前给每一位使用者配一组“密码”，只须按此密码操作即可拨打电话
内线电话不须拨打密码
4．3 根据工作性质区分，如有拨打外线之需要的部门或人员（包话：长话/市话），可向行政部提出书面申请，经批准后由 IT 工程师配给一组“密码”使用
4．4 为科学、合理控制电话费，公司在程控交换机服务器中安装了“通话记录清单软件”
简单讲：配给密码使用者的密码，使用者每拨打的任何一个外线电话都有详细的记录清单（内线电话不在其例），记录包括：拨打开始时间、结束时间、通话时长、本次通话费用以及拨打者本人的密码
4．5 使用密码注意事项：4
1 配给的密码仅限使用者本人使用，严禁转让或借给他人
假如因转让、借与他人使用造成该密码使用者话费较大的情况，经行政部排除办公电话外，其他费用概由本人承担，假如经查实在工作时间打私人电话者，还将给予相关处理
2 保管好自已的密码，谨防被他人盗用，如有此事件发生，公司不会追究盗用者（也无从追究），将视为密码使用者所为，所发生的费用将从本人工资中予以扣回
4．6 使用电话的原则是：“长话短说、言简意赅”
所以公司电话每一次通话时长为十分钟，超过十分钟，服务器则会自动掉线，结束本次通话
4．7 公司对电话程控交换机，实行“限时段”工作
上午 7：45 分交换机会自动开机工作，晚上 21：30 分
