上海雅波笛鞋业有限公司文件控制管理办法

上海雅波笛鞋业有限公司文件控制管理办法1. 目的为了法律规范管理公司文件传真、复印,使得每个部门所使用的文件为最新版本及重要文件不被丢失，特制定本办法.2。适用范围：2.1 公司传真2。2 邮件、快递3 作业内容3。1 各部门文件窗口人员的指定3。1。1 为使各部门的文件管理有效、有序，各部门必须指定专人负责文件的收发、登记与管理工作（称为文件窗口人员）。3。1。2 各部门文件窗口人员必须在文控中心登记备案，文控中心将各部门的文件窗口人员登录在“文件窗口人员登记表”上(见附件一）,假如部门文件窗口人员因工作需要发生调换，应事先进行调换登记，并进行工作移交.3.2 ISO 与 OHSAS 相关文件ISO 与 OHSAS 相关文件的收发、存档与销毁管理遵照《文件与资料管理程序》上制定的原则进行作业。3。2。1 文件制订、修订后由文控中心对文件编号、版本、版次核对无误后登录于《文件一览表》（见附件二)，给予建档保存。3。2.2 程序文件由文控中心通过公司网络发布,用作阅读使用而不可修改,通过网络权限的控制对文件阅读使用进行控制。其他文件由文控中心复印所需份数后,于每页右上角盖“受控文件，复印无效”，并请收文单位人员与“文件分发、回收记录表"（见附件三）上签收，若文件窗口人员不在，由部门负责人签收.若为修订或废止的文件需如数收回原发行的文件。3。2.3 所有回收的文件除留有原本以便于知识经验的积累保存外(但需加盖作废章作废)其余均给予销毁.文控中心销毁文件时先要填写“文件销毁申请表”（见附件四），然后经部门主管审批后方可进行文件销毁作业。“文件销毁申请表”中注明销毁文件的原因，并注明申请人、批准人和监督销毁人.3。3 公司传真3。3。1 传真收发原则3。2.1。1 非公司文件严禁传真。3。2.1.2 涉及到鞋的设计款式（跟、大底、楦头、鞋图等）、产品成本、客户资料等公司机密文件原则上严禁传真，若确实因业务需要，要有部门主管签字后方可进行传真作业。3。2.1。3 传真必须以公司统一格式发送，见附件五。3.3。2 发传真3。3.2.1 若各部门要进行传真作业，各经办人员先填写“快递、传真业务申请表"(见附件六），经各部门主管签核后方可生效。3.3。2。2 经办人员在发送传真之前须详细填写“传真、电子邮件收发登记表”，注明日期、内容、经手人等以便于追溯。3.3。2。3 后由传真管理人员负责负责发送，传真管理人员根据其文件之紧急程度将传真分急件和非急件，若所发传真为急件则在传真作业...