公司电话管理制度

电话管理制度1. 目的为节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。2. 范围本制度适用于公司所有职能部门、各经营总部.本制度所指各种通讯工具包括座机电话、直线电话、传真机。3. 原则公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便业务开展，公司不允许员工利用公司的通讯工具进行私人用途.4. 固定电话管理1.1. 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位办公室工作人员提供一部固定电话。1.2. 员工应在座机电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××(员工姓名）”.讲电话时声音不可太大,以免影响他人.1.3. 固定电话一般不开通外线功能。各部门员工因为工作实际需要而拨打外线功能的，须提出书面申请，经部门经理初审,人力资源主管批准后方可开通给以设置拨打外线密码。1.4. 拨打外线密码由员工个人负责使用管理。不得借予他人拨打，一经发现,除由其个人赔偿所发生的话费，并按公司奖惩条例给予相应的处分。1.5. 未经公司或电话密码所有人的同意,盗用密码拨打私人电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费外，还可视情况严重,给予记过以上的处分。1.6. 禁止利用公司电话聊天.员工在上班时间如接听私人电话,应长话短说，以免造成电话线路的繁忙,时间不得超过三分钟。1.7. 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话)拨打声讯台或信息台查询非业务信息，一经发现证实，给予记过以上的处分.1.8. 已经有拨打外线密码员工一经离职，本部应马上将该员工的上报给人力资源部撤销密码,假如未及时上报而产生话费由部门负责人承担。1.9. 总监级以上的高级管理人员以及副总、总裁助理、有对外业务的部门可以根据工作需要,申请配置直线电话，如需要开通国内或国际长途功能的，应一并提出申请.1.10.申请配备直线电话，一律报公司总经理批准。5. 传真的管理1.11.公司传真机由使用部门指定人员负责管理。需要发送传真人员，须在负责传真机管理人员处填写《发送传真登记表》后方可使用传真机。1.12.负责传真机管理人员负责传真机的传真发送登记、传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务.1.13.发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时,应提前以电话方式通知收件人现场接收.1.14.传真接收完毕后，传真机指定管理人员应立即将传真文件交给收件人,对于没有署名接收的人且内容无法查证对应的文件应及时...