班组实行5S管理最基本的要求(1)整理:每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁
必要文件送档案室归档
对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”,对必要品依据的使用频率和常用程度决定物品的“经常使用”与“不经常使用”
“不经常使用”物品经各班组长判定后集中处理
“经常使用”的物品要放在比较好拿的位置,如工作台上
(2)整顿:办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具要放在笔筒内或文具盒内
办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净
办公桌桌脚用黄色漆线标注,进行定置管理
抽屉:抽屉里尽量不放办公用品
最下层抽屉可以放A4的文件、资料;其他抽屉可以放下面这些东西:一是个人的东西,二是个人的参考资料(文件夹、辞典、手册、商品目录等),三是文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等),四是空白稿纸、不常使用的文具等
坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内
电脑:电脑置写字台左前角,竖式主机置桌面下
坐席隔断:内外侧不允许有任何张贴
垃圾桶:罩塑料袋,置写字台下右前角
垃圾桶用黄色漆线标注,进行定置管理
桌洞下不得堆积杂物
外衣手袋:置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上
文件、资料管理:将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件
根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置
硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存
(3)清扫:清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机