文件类型：程序文件文件编号：QP04/01-2008第1页共4页版本/修改状态：D/0生效日期：2008-07-30文件控制程序1目的本程序规定相关文件的编号、编制、评审、审核、批准、发放、回收和更改的方法，确保各文件使用场所得到适用文件的最新有效版本，并加强文件的保密性。2范围此程序适用于我公司的所有的与质量管理体系相关的文件的控制。3、职责3.1总经理事务部负责质量手册、程序文件的发放、更改控制管理；3.2安技部负责技术文件、标准、规范的发放、控制管理；3.3各相关部门负责各自部门的专用文件和资料的编制、发放、更改和管理。4作业内容4.1质量管理体系相关文件的分类和文件的编制、收集内部文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、电子软件、记录表格等。外部文件包括：管理标准、规范、相关适用的法律法规等。编制文件的原则：当没有形成文件就不能保证质量时，相关职能管理部门应编制形成程序的文件。质量手册由管理者代表组织编制；程序文件由管理者代表组织各相关职能部门编制；作业指导书由各相关职能部门组织编制；记录的空白表式在相应文件编制的时候同时完成。对于我公司物流服务正常开展所需要的外来文件（包括管理标准、规范、相关适用的法律法规等），由各相关职能部门组织进行收集，方式可以是购买或复印及网上收集。对于文件生效使用后需控制其有效性的文件，由各相关职能部门控制其有效性：各相关职能部门将由本部门组织编制的内部文件或由本部门收集的适用的有效版本的外来文件登记于《文件受控清单》。对于文件生效使用后不需要控制其有效性的文件，作为非受控文件，非受控文件不规定控制要求。文件类型：程序文件文件编号：QP04/01-2008第2页共4页版本/修改状态：D/0生效日期：2008-07-304.2文件和资料的编号4.2.1管理文件和资料的编号的规定如下：a)质量手册：WL.LYG.01-2008年号版号地名、企业名b)程序文件：OP-XXXX-XXXX年号标准号程序c)作业指导书：QZXX-XX-XXXX年号编号指导书、部门代号d)记录：QJ.XX-XX记录流水号标准号记录4.2.2部门代号:总经理事务部01物流园区部02物流配送部03园区部04市场开发部05货代一部06货代三部07国际贸易部08保税库09人力资源部10安技部11煤炭贸易部12船代部13报关行14货代四部15运输部164.2.3外来文件的编号沿用其本身的编号。4.3文件和资料的评审和审批管理文件和资料的评审和审批权限如下：质量手册：由管理者代表组织相关部门主管评审，评审通过后递交总经理批准；程序文件：由管理者代表组织相关部门主管评审，由管理者代表批准；作业指导书：由形成该文件的部门主管组织文件使用部门评审，由文件编制部门主管批准；其他作业文件的审批以及记录表式按标明的审批栏目进行审批。外来文件：由收集、接收的职能部门组织相关使用部门在两个工作周内评审其适用性，对其中适用的有效版本的文件进行控制。文件在实施中由于各种原因，如组织机构、工作流程、市场环境、法律法规发生变动时，应对原文件进行评审，以确定是否需要更新或修改，如需要更新或修改时按4.7条款相关内容文件类型：程序文件文件编号：QP04/01-2008第3页共4页版本/修改状态：D/0生效日期：2008-07-30执行4.4文件和资料的发放文件和资料的发放范围由文件编制/接收收集识别的部门确定，并按公司OA办公系统要求发放,必要时用《文件发放/回收登记表》发放。各相关职能部门建立文件和资料的发放记录，实行编号发放，并按公司OA办公系统要求发放,履行签收手续，必要时记录于《文件发放/回收登记表》。当文件电子版本发放时,文件发放时，由发文单位在公司OA办公系统上登记,收文单位在计算机上予以储存所收文.4.5文件和资料的存档相关部门制定的文件或资料的原始文件为存档文件。需存档的文件由相关部门送总经理事务部负责保存(属于电子版除在计算机上保存外,并备份存档)。4.6文件和资料的控制印章文件和资料的状态控制印章由总经理事务部进行管理，我公司文件和资料状态控制印章的使用范围：受控章：所有需要文件的部门/过程所使用的受控范围内的有效文件需加盖受控章。作废章：所有作废的受控文件需加盖作废章。作废保留章：作废后仅作为参考使用的文件需加盖...
