某有限公司TECHNOLOGYCO.,LTD.非ISO文件编写指引文件编号：版本：A/0页数：1/8编制：审核：批准：文件更改履历NO.日期变更前版次变更后版次变更内容备注1.0目的为保证本公司非ISO文件的统一行文,便于管控和存档。2.0范围适用于本公司所有非ISO文件的管控.3.0职责3.1各个部门负责本部门制度的建立、编写、修改和完善。3.2监察部负责文件的发行、更新、回收原稿存档（电子档）以及作废版本的处理。3.3文件批准3.3.1A类文件中公司内全员执行的以及跨部门间运行的管理制度/管理规定/管理办法由总经理负责审批。3.3.2A类文件中部门内运行的管理制度/管理规定/管理办法由部门最高负责人审批。3.3.3B类文件中部门职责和各部门主管的岗位职责由公司总经理负责审批。3.3.4B类文件中部门内各职员的岗位职责由部门最高负责人审批。3.3.5C类文件为相关记录表格由部门负责人负责审批。4.0程序内容4.1文件的分类与编号4.1.1部门编号:人力资源部RZ财务部CW行政部XZ监察部JC市场营销部YX涂饰部TS研发部YF生产部SC品质部PZPMC部PC采购部CGIT部IT4.1.2文件的分类按文件内容划分：1.A类文件为部门相关管理制度/管理规定/管理办法（TK）；2.B类文件为部门工作岗位职责（ZZ）；3.C类文件为相关记录表格（BG）4.1.3文件的编号1.管理制度/管理规定/管理办法：编号为TK-XX-□□,其中XX代表制定部门编号，□□代表序号。2.工作岗位职责：编号为ZZ-XX-□□，其中XX代表本岗位所属部门，□□代表岗位名称。3.记录表格：BG-XX-□□,XX代表使用部门，□□代表序号。4.1.4文件修改1.各部门负责文件的修改,文件修改时相应的版次也要修改。首版状态为A/0，如个别章节进行修改，变更为A/1，至A/9后再变则为B/0（改动超出整节内容的1/2，直接变更为B/0），后依次为B/1，B/2等.2.各种记录表单由各个使用部门适时修改，并保持使用最新版本。4.2文件的发布与管理4.2.1各部门文件的发布需要经过监察部审查文件格式是否统一，且由监察部对文件进行统一管理并发放。4.2.2各部门的A、B类文件，经审批后文件原稿以及电子档必须提交给监察部，监察部将要分发的副本加盖受控章后分发给相关部门，接收部门接收文件时需要在文件原稿的签收栏签字，最后的原稿以及电子档由监察部存档备份。4.2.3公司内所有无受控章的A、B类文件视为无效文件。(C类文件指表格，其内容/格式也可纳入受控范围，可以附在文件后面一起生效受控，但一般的为方便日常管理使用。)4.2.4各部门接收文件后按要求存档或挂在工作现场，需部门全员知悉的文件务必做好培训。4.2.5各部门文件签收后妥善保管，以备版本更新后的文件回收。4.3文件的修订/废止4.3.1各部门在实际的运行过程中，若有必要对原有文件修订，则将修订版本交审批部门进行审批，审批通过则修订文件按照4.2.2重新执行。4.3.2各部门在实际运行的过程中，若有必要废止原有文件，则向审批者申请，审批者同意废止，则由监察部回收需要废止的文件，回收后加盖作废止章，此文件作废不再使用。4.3.3废止版本需要保留一段时间的由监察部做相应记录。4.4文件的保管4.4.1监察部对所有文件原稿妥善保管，另外电子档的备份也必须做好。4.4.2监察部对文件的回收版本至少保存三个月后才能对其进行销毁处理。4.5编写文件4.5.1正文部分的内容1.0目的(说明拟制该文件的目的)2.0适用范围(说明该文所涉及的活动和范围)3.0职责(分别简述该项活动的责任部门/人及配合部门/岗位的主要职责)4.0文件程序（按文件的逻辑顺序描写活动的细节。应注意：责任清晰，一件事只能有一个责任部门/岗位主管；接口清楚，活动的接口描写要准确，不能重叠也不能遗漏）5.0相关/支持性文件（注明与本文有关的和对本文进一步展开的其他文件或相关规定等）6.0附件（该文所用到的报告、记录、表格的空白格式）4.5.2编写注意事项4.5.2.1措辞准确，不使用可能引起误会的词语,尽可能使用定量描述的方法,如时间等;4.5.2.2拟制人要做到“该做的要写到”，同时也应考虑到“写到的是否能作到”，注意文件的适用性和可操作性；4.5.3对已有管理制度规定中适用的部分可以抄用；对已规范化的标准、资料可直接引用，但应写明引用的文件名、编号（版号）及...
