机关公文管理制度为加强文件、资料(以下简称“公文”)管理,规范公文处理工作,结合单位实际,制定本制度。一、基本原则公文处理过程中,必须严格执行国家法律法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。二、公文处理公文处理分为收文和发文。收文办理即公文运转,一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。三、公文运转(一)公文运转由综合科确定文档管理员具体负责,并实行定岗补位制,文档管理人员因公外出或请假,应提前向补位人交接有关事项。(二)文件传阅过程中,不得横向传阅,不得任意扩大或缩小传阅范围。(三)文档管理人员应及时领取文件,及时从省政府法制办网站和政务办公网接收文件(政务办公网每日查看次数不得少于4次)。文件收到后应立即进行登记、分类、编号,填写文件传阅单或处理单。(四)综合科根据文件内容,于收文当日提出拟办意见。文档管理员根据拟办意见,及时呈领导阅示。一般性传阅文件,原则上不超过2个工作日,到期由文档管理员收回继续传阅。需要处理的文件,文档管理员根据拟办意见逐级呈主任、副主任签批,文档管理员根据签批意见交责任科或责任人员办理,原则上由承办科留存复印件,综合科留存原件备查。(五)承办科应根据领导批示尽快提出贯彻落实和处理意见,一般情况下,领导批示件应在规定期限内反馈办理情况,非急件应在15日内办结;涉及长远规划方面的问题,要制定分步实施计划;对受客观条件限制一时难以落实的批示件,应及时向作出批示的领导反馈情况。领导有特殊交代的批示件按领导要求及时办理。第1页共4页(六)涉及两个或两个以上科办理的事项,由主办科牵头办理,办理情况由主办科负责报送。主、协办科在办理过程中意见发生分歧时,由主办科将意见分歧所在、协调经过、各方意见的依据和解决问题的意见进行整理,报作出批示的领导协调。(七)承办科在规定时限内完成领导批示件的办理工作,并及时向作出批示的领导报送办理结果。确因特殊情况不能在规定时限内反馈或办结的,应及时向作出批示的领导汇报,根据领导要求办理。承办科应将领导批示、办结结果、办理过程中形成的有关资料等及时进行整理归档。(八)批办文件一律使用黑色或兰黑色钢笔或签字笔,不准使用易褪色的圆珠笔、铅笔,以利于文件保存。(九)文件阅办人员应自觉遵守保密纪律,妥善保管文件。机要文件当天未能阅批的应有防范措施,对丢失机要文件的按照上级有关规定追究有关人员的责任。四、发文办理为提高效率、建设节约型机关,应尽量控制发文数量。行文应注重必要性、实效性,做到该出的文件必须出好,可出可不出的文件一律不出。(一)公文结构公文一般由公文文头、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄报机关、印发机关和时间等部分组成。(二)公文种类及文号1、常用公文种类(1)决议——适用于经会议讨论通过的重要决策。(2)决定——适用于对重要事项作出决策和安排。(3)意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。(4)通知——适用于发布规章制度、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和需要有关单位共同执行或周知的事项。(5)通报——适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况。(6)报告——适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。(7)请示——适用于向上级机关请求指示、批准。(8)批复——适用于答复下级机关的请示。(9)规定——适用于对特定范围内第2页共4页的工作和事物制定具有约束力的行为规范。(10)函——适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的主管部门请求批准和答复审批事项。2、办机关发文字号本办发文字号有东府法发、东府法函、东府法督字。(1)东府法发文件:适用于以本办名义向上级领导机关请求指示批准、汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级...