《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明一、适用范围：流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位；流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位。对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》，并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题：1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定；2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况；3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定；4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确；5、符合单位及各部门实际，尽可能细化；6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。单份文件归档整理方法操作简图（流程一）1收集编制页码装订排序盖档号章电脑著录装盒排架打印目录编制检索工具收集应归档的文件材料齐全完整判断文件是否归档依照归档范围,慎重决定文件去留慎慎重确定归档文件的保管期限归档判断确定期限期限分类准确客观年度-机构（问题或文号）-期限分类方法科学、适用，保持相对稳定只编没有页码的部分不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用按期限-机构-时间三个层次排列顺序相对固定在每一“件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、不空有关的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确按件号顺序装盒、上架不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒中归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整单份文件归档整理方法操作简图（流程二）2编制页码装订盖档号章电脑著录装盒打印目录处理完毕的文件逐件判断是否归档依照归档范围,慎重决定文件去留慎慎重确定归档文件的保管期限归档判断确定期限准确客观只编没有页码的部分不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用在每一“件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、不空有关的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确分保管期限、按件号顺序装盒不同保管期限的文件不要装入同一盒中归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整移交档案实体与目录，于次年上半年移交档案室同时移交相关文件、目录的电子版本检查验收档案室检查验收实体与目录检查实体整理与目录是否规范排架将档案实体装入档案柜中按相对固定的机构顺序排列3编制检索工具流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档流程操作步骤控制措施与质量标准1、收集1、每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》；1、收集的范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料；2、收集的时间：每年的1-2月份，由档案室提出要求；3、收集的要求：①应归档材料须齐全、完整；②注意收集在电脑上起草文件的电子版本。2、档案室应做好接收的登记汇总工作，对各部门移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；3、档案室依据归档范围，参考本单位收发文登记本和印章登记本等，检查各部门移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。2、归档判断确定文件是否归档依据归档范围，需归档的转入下一流程；不需归档的剔除。3、确定保管期限对照保管期限表确定每份文件的保管期限归档文件保管期限的判定必须准确、客观4、分类1、分年度:把文件材料按形成年度分开文件的“形成年度”是指文件的成文日期2、分机构(问题)或文号:在同一年度内按机构（问题）或文号分开1、按文件的形成或承办部门来确定应归入的机构。2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门。3、分保管期限:同一机构（问题）或文号内按不同...
