浅析办公室秘书公文写作能力的提升 VIP专享VIP免费

第6页公文写作Documentwriting2019/7工作指导总第319期浅析办公室秘书公文写作能力的提升文/中交三航局第三工程有限公司王欣然现代社会经济发展速度越来越快，现代化发展进程日新月异，竞争不断激烈的社会化大环境形势严峻。今天，各行各业面临的压力正在逐步扩大。办公室秘书的工作更具综合性和复杂性，对相关从业人员的综合素养有更高的要求。一、办公室秘书作为综合性岗位的作用一般而言，企业办公室设置的目的就是为每个部门建立一个链接。作为连接各个部门的枢纽，办公室秘书的具体职责就是上传下达、协调沟通：（一）为相关领导的工作分配做好铺垫。领导作出重大决策不是一蹴而就的事情，在此之前需要经历长期的信息收集整理、调研等流程，在这一过程中，办公室秘书要做的就是收集和整理各种有效信息以供决策者参考。同时，在领导召开会议之前，秘书必须在会议前做好准备，在会议期间做好后勤保障，并在会议结束后组织接下来的具体工作进度的推进。在领导批准文件之前，秘书必须在文件处理方面不留死角。同时还要及时与领导沟通，准确把握领导制定的工作目标，明确领导下一步即将安排的具体工作和即将采取的措施及方法，提前做好相关工作准备。（二）将决策者的任务具体化、精细化，传达到具体的职能部门。相关领导作出决定后，作为办公室秘书应当立即起草具体的决策文件，并以官方文件的形式向各部门发布领导决策的内容。之后，通过收到的反馈，为相关领导收集信息反馈。作为领导干部的得力助手，办公室秘书应当努力承担起领导安排的各项后勤事务，更好地为公司企业服务。办公室秘书必须严格按照要求，同时协调各种关系，认真做好领导工作。二、公文文种的类型划分以及格式要求（一）公文写作的类型。文件写作是指规范性写作活动，作者起草和修改官方文件以表达其意图和愿望。具有一定法定效力和规范风格的文书写作，是指各级党政机关、社会团体、公司班级和各级机构制定和使用的文书。官方文件根据其性质分类，可分为一般文件和特殊文件。通用文件根据不同的分类标准有不同的分类。收到的官方文件、外发官方文件和内部官方文件按流通来源分类；党的官方文件、行政文件和社会团体文件根据性质进行分类。专用官方文件是专业机构在专业领域使用的书面文书，如外交文件、司法文件和军事文件。因此，办公室秘书应当了解公文写作的具体类型，针对办公室领导的意图和愿望进行相关公文文书的规范化写作。（二）公文写作过程中应当注意的主要格式要求。公文的格式繁琐复杂，创作过程中需要多加重视，因为公文文种的功能性作用较强，如规范控制、令行禁止、明事通情、参谋决策、宣传舆论等，具有极其重要的意义。撰写官方文件要求写作内容具有功能性（鼓励事物或遏制事物，提倡什么，防范什么，允许怎么做或不允许怎么做，或褒或贬）、材料的可靠性（是指公文里所采用材料、法规、政策必须真实可靠，不能虚构或臆想）、结构的逻辑性（是指公文写作内容要求逻辑思维比较清晰，写作思路透彻，要求准确性，生动性和实用性）、表达的简洁性（要求明确和彻底地表达官方文件写作中使用的语言，明确表达）、规范性（要求官方文件格式具有强大的规范性，要注意公文的语体特点以及附加标识等），因此，这些公文写作的主要特征应当是办公室秘书所必知、必掌握的，如果办公室秘书想要提高他或她的写作能力，他或她应该首先有能力理解文档写作的基本知识。三、办公室秘书公文写作能力现状（一）具体写作内容生搬硬套，语言僵化。大多数办公室秘书将写作的内容和格式作为在官方文件的日常写作过程中的基础。过于重视格式的要求却忽视了内容的重要性，从而导致办公室秘书写作的文书大部分内容偏向单一化，整体过于格式化，内容编排逻辑突兀、枯燥。殊不知公文类的文种对格式的要求虽然严格，但是重点却不是格式本身。官方文件的主要功能是上传和发布，要求作者在对领导者政策意图的深刻理解的基础上，准确、简洁地表达领导者的意图。公文文书的重要性在于传递。有些人使用内容标准和写作格式作为写作的前提，这使得写作内容过于单调，过度格式化，缺乏实际使用价值。（二）规范化公文文书撰写经验不...