呼叫中心生产力管理——预测与排班前言在呼叫中心的成本构成中,人力资源成本占全部成本的比例超过三分之一,最高达到80%。每一名一线员工即是呼叫中心的生产力。如何对这些生产力进行管理是高绩效呼叫中心非常重要的工作之一。呼叫中心管理最核心的因素包括4项(如下图):规划及领导力是驱动因素;绩效结果达成是最终目标;而实现因素包括流程及人员。在流程环节里非常重要的一部分是预测及排班管理。众所周知,呼叫中心的关键KPI包括顾客满意度、服务速度、服务质量、成本、员工士气等。从影响这些指标的主要行为(下表)可以看出,预测排班影响到多项指标。对于任何呼叫中心管理人员来讲,预测及人员排班是实现高效率的呼叫中心运营管理,降低整体运营成本,保证客户服务质量和服务水平,提高呼叫中心生产力的重要一环。呼叫中心生产力管理的目标及步骤:呼叫中心生产力管理达成的绩效目标包括3项:服务水平、放弃率和员工利指标影响指标的主要行为顾客满意度流程管理、质量监控、业绩达成服务速度预测排班、招聘及时性和质量、员工士气服务质量质量监控、岗前培训和认证、流程管理、知识培训、知识管理、员工考核成本(效率)预测排班、人员招聘、岗前培训和认证、员工考核、流程管理员工士气预测排班、在岗培训、员工发展、员工考核用率。具体分解到预测排班的直接目标也包括3项:预测准确性,高绩效呼叫中心目标值±10%;排班吻合度,高绩效呼叫中心目标值-10%—+20%;员工满意度,主要指流失率和缺勤率。围绕这些目标,呼叫中心的生产力管理主要通过七个步骤来实现。具体如下图所示:呼叫中心生产力管理目标及七步骤图:以下说明各关键步骤实施的方法及注意事项:年度业务量预测/排班/短期预测预测包括两类:一是年度(长期)业务量预测;二是短期业务量预测。长期业务量预测是根据历史来电趋势、业务发展趋势、公司业务发展计划来进行年度业务量预测。年度业务量预测通常指的是预测全年或近3个月业务量。预测因子主要包括7个:1、年成长率2、日平均话务量3、季节指数4、周话务量因子5、月话务量因子6、假日因子7、营销因子通常的做法是,先收集往年话量,一般收集近2年每月的话量数据,做成EXCEL表格后绘制全年的话量趋势图。由于我们所处的旅游行业特点,需要特别对每年五一、十一以及春节所在的相应月份要进行标注并进行重点观察。然后,建立话量模型:通常包括月模型(一年)、天模型(一个月)、时段模型(一天24小时)。建立模型后要通过离差来判断模型是否具有代表性。最后,计算预测因子,通过月增长或是年增长、市场反馈的信息、以及客户量的增加进一步调整预测。在年度业务量预测中要注意历史各月异常数据的修正,如果异常值未修正,往往会引起错误的判断。修正的方法用其它正常值的均值替代异常值。长期业务量预测在呼叫中心最终往往体现为年度排班规划表。具体包括四部分内容:1.话量预测/风险预测;2.人员预测;3.制定招聘需求;4.座席等资源预测。短期业务量预测指按每60/30分钟间隔周期预测来话量。我们目前按30分钟间隔周期来预测话量。短期预测考虑因素包括:前三个月来电趋势、近期话量变化影响;同时根据行业不同所遇到的特殊情况不同,需要特殊考虑,如:春节、国庆节、天气情况、用电高峰期的临时停电、拉闸限电等。短期预测通常的做法是先收集数据,之后进行日预测以及人员测算,最后完成时段预测以及人员测算。日话量的预测一般使用以下公式计算:某日话量=日平均话量*年度增长*季节因素*日权重对于假日话量的处理一般通过历史数据得出假日因子。假日因子是通过假日实际话量与预测话量的历史比值得出。所需人员数量计算一般使用以下公式计算:–每半小时所需人员数量=预测话量*接通率/平均每半小时接话量–平均每半小时接话量=1800s*人员效率/AHT员工配备(排班)--排班是艺术,没有最好,只有更好首先,确定班次。班次的确定相对来说比较简单,需要考虑:来电量变化最多的时间点往往是上下班时间点:增幅最大的是上班时间点,降幅最大的是下班时间点。而班次可以分为早班、正常班、晚班、半天班、午夜班、夜班、小夜班、大夜班等等。但是,考虑到...