公司电子邮件沟通规范和技巧VIP免费

企业电子邮件沟通规范及技巧电子邮件沟通的重要性•电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式•企业用户电子邮件的用途主要体现为•日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等电子邮件沟通的重要性•现代企业的工作强度加大，工作量加大•领导没有那么多时间面对面听取工作汇报•而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计•不少企业工作完全依赖电子邮件•80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件•70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件•30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务电子邮件使用基本原则•基本原则：面对面抄送是为了明晰责任•如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。•电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉•作用•使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成•能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能•充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端需要发送邮件的情况•正式工作报告•部门之间事务往来•通知•知识推荐和信息传递•没有见面交流条件的其他交流内容•难以简单用口头表达说明清楚的事项邮件格式•邮件一定要注明标题•通常人们会根据主题判断邮件的重要性•标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意•一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理•如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注•结尾签名•对方可以清楚的知道发件人信息•Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多•电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分•正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显邮件发送对象的选择（1）•工作计划的发送对象•经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人•为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理•项目通报类的邮件•主送给项目小组成员•抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导•寻求跨部门支持的邮件•一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级•同时抄送本部门的直接上级•这样往往可以获得支持部门的更好的支持邮件发送对象的选择（2）•小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能•CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况•BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）•将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」•“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件•如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议•应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！•回信时注意保持线索•想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）•一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件邮件发送对象的选择（3）•选择邮件发送对象的时候避免以下现象•非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理•避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节•避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替•对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论•你们讨论...