外来文献控制程序1.0目的本程序规定了对外来文献(不涉及外来统计)的编码、同意、发放的控制程序，以确保外来文献在受控状态下使用。2.0合用范畴本程序文献仅合用于与质量管理及服务质量有关的外来文献。3.0职责3.1外来文献由文献管理员负责整顿、存档。4.0程序4.1评审与同意对为顾客提供服务所需的外来文献如政府部门或上级管理机构公布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的原则、合同、顾客提供的图样和技术规定、具体的工作文献等，在使用前由总经理进行评审后同意使用,并制订分发范畴。4.2标记经同意使用外来文献由文献管理员接受并盖“外来文献”章,并对外来文献进行编码,编码方式按“发文单位-日期-序号码”发文单位-文献发出的单位序号-文献次序编号取二位数字,从01开始进行日期-取文献的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文献管理员根据发放范畴复印,文献原件为正本，如若是传真文献则先复印一份以该份复印文献作为正本。正本存入文献档案内,正本文献的复印件为副本，作为发放文献。对于接受的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文献”章，在副本的封面亦盖“外来文献”章后发放。4.3.2文献管理员根据发放范畴将文献发给有关部门负责人，并填写《文献签收统计表》。4.3.3外来文献必要时也可张贴在有关的作业场合，但须做好发放登记。4.3.4若需领用外来文献,须填写《文献发放审批表》经同意后分发；4.3.5若文献严重损坏或遗失，应立刻报告，并书面申请补办；填写《文献发放审批表》经同意后补发。4.4外来文献的更改4.4.1更改的外来文献接受、发放与“4.1,4.2,4.3”相似。4.4.2文献管理员在发放更改的外来文献的同时收回旧文献各级文献管理员收到新版的外来文献后应及时将其发放到有关部门、场合。若新版文献是旧版文献的替代，则收回旧版文献,文献管理员将旧文献正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文献档案内，更改的文献正本存入文献档案内，全部旧文献的副本作废品解决。若新版文献是旧版文献的补充，则将新、旧版文献寄存在一起。4.4.3作废的外来文献永久性保存。4.4.4更改的外来文献是指发文单位有指定更改的外来文献或有改版的外来原则文献并可追溯出以前的外来文献。5.0统计《外来文献记录表》
