第一条 传达事务 1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待
对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是预约
对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复
2、接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是××公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在
3、转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达
4、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示主任）
需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知
第二条 日常运转工作 1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项 如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表
日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况
2、准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备
第三条 用品的整理 文员应将主任工作中所需要的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全
1、在办公室内：平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期
2、主任外出时：主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑
这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏
3、文件、资料的准备：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果
