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神州数码档案治理系统解决方案一、系统结构与应用结构1 系统结构•系统采用 Lotus Domino 作为系统及数据库平台.•用户使用公司的 Notes 办公自动化平台作为客户端与治理端.•使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限限制.2 应用结构•系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅治理库、档案目录库、系统配置、 档案库等几种功能模块.•用户在档案条目库中创立档案条目.•通过已在档案目录库中定义好的档案目录,设定档案的分级目录.•通过卷宗库选择档案放置的卷宗,如果无卷宗,那么需对卷宗库进行维护.•通过设定档案的权限,从档案权限库中得到此档案的阅读者权限.•完成档案条目信息填写后,根据系统配置中指定的目标档案库,将档案的附件存放 在目标档案库中.•用户借阅通过借阅治理库,进行档案借阅审批.3 档案治理系统功能大类需求描述目录治理1、目录由公司档案治理员创立2、目录修改必须在无相关文档时才可进行 或批量更新相关档案后才可操作〔后期 做〕3、删除必须在无相关文档时才可进行档 案 类 型 管 理 〔 目 的 由 类 型 决 定 是 否立卷〕1、类型由公司档案治理员创立2、类型修改必须在无相关文档时才可进行 或批量更新相关档案后才可操作3、删除必须在无相关文档时才可进行创立表单维护类型〔类型名、 创立年限、创立人、是否建 立卷宗〔文件〕〔必须创立卷宗〕 /实物〔音像〕实物/照片/实 物证书……实物+电子〔相同〕实物+电子〔不同〕电子〔文件〕档案录入及 归档1、档案可由各级档案治理员直接录入,也可 由员工投档或从公司知识库中投档产生. 必须选择档案类型〔以便根据类型决定是 否创立卷宗〕.〔暂时不做〕2、档案条目需具备关键字段描述以反映档 案的主要内容,并便于档案的查询及定 位.3、归档内容不能更改.4、投档后由所属本部级档案治理员负责审 批.并填写必要的归档字段后归档,按三 级目录+年度的方式.按类型不同决定是 否立卷,如需要立卷的文档归档时必须已 有相应卷宗,如无卷宗需新建才可实现归 档功能,并只能放入未满卷宗并要求档案 治理员具有治理权限的卷宗,即录入时自 动过滤已满卷宗及无治理权限的卷宗.5、关键字段必填才能审核通过.本部及以上 级别档案治理员只具有审批归档资格,不 具有创立档案权限〔此点由档案治理规定 来实现〕针对档案实现状态治理1、文件状态〔新建〕2、审批状态3、归档4、借出状态〔电子无根底〕5、销毁状态跟踪档案的创立...