文件管理基础知识培训日期：XXX讲师：XXX电话：XXX2目录CONENTS01文件定义02文件架构03文件内容04文件分类05文件管控3一、文件定义“文件”的定义：信息及其承载媒体。注：媒体可以是：纸张，计算机磁盘、U盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。4二、体系文件的架构方针和目标：宗旨、方向一阶文件：手册相当于人的大脑，描述体系结构-纲要二阶文件：程序文件相当于人的各个系统，如消化系统，阐述部门间-运作程序三阶文件：作业指引相当于人的四肢，阐述某项-具体操作四阶文件：记录表单相当于人创造出的各项成果，是体系运作-证据5二、体系文件的架构1、手册对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制，而对于一间公司业说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求。6二、体系文件的架构2、程序文件程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常包括：①活动的目的和范围；②做什么事情、由谁来做、何时何地做；③应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。7二、体系文件的架构3、作业指导书作业指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。4、表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。8三、文件的内容一份完整的文件应有以下部份组成：1、目的2、范围3、定义4、权责5、程序6、相关文件7、使用表单8、流程图9三、文件的内容·现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：1、目的应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？2、范围规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。103、定义亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语，英文缩写的明确说明，会令文件内容更清楚明白。4、权责即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略作叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的。三、文件的内容115、程序操作步骤的内容。即工作执行的方法、过程和要求。在编写文件内容时，一定需注意5WIH(WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW)结合：即由谁，在何时，在何地，做何事，为什么做，怎样做(HOW)，缺少任何一个，都有可能使文件的内容不易理解。6、相关文件用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找，但是不可将文件版本附上。三、文件的内容12三、文件的内容7、使用表单一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后。8、流程图以流程图的形式描述工作进行的程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件的类型。以上是一份文件的完整结构，但是并非所有的文件都应依此固定的结构，鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是为了整齐亦可统一文件结构13三、文件的内容·一个完整的文件还应该包括：①公司名称或LOGO②文件名称③文件编号、版本号/修订状态、页码/页数④正文⑤编制、审核、批准、日期等内容14四、文件的分类客户资料客户资料国家标准国家标准国际标准国际标准行业标准行业标准外部文件外部文件受控文件参考文件电子媒体电子媒体书面文件书面文件硬件拷贝硬件拷贝内部文件内部文件暂时有效参考使用用完即废受版本版次更改限制。由文控中心负责体系文件15五、文件管控①文件管控的目的②文件管控要求③文件编制、审核、批准④文件发行、执行与使用⑤文件和记录的保管⑥文件的修订及优化16五、文件管控1、文件管控的目的①有章可循②照章办事③有案可查④利于追踪17五、文件管控要遵守规则，不要轻...
