电子档案治理制度一、总那么1、为增强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提升档案治理水 平,有效地保护及利用电子档案,为公司开展效劳,特制定本制度.2、公司电子档案,是指公司从事经营、治理以及其他各项活动直接 形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 电子文件记录.3、各部门及各工程承办人员应保证工程及相关文件的系统完整〔各种 附件一律不准抽存〕,工程结案后及时归档.4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁.二、归档范围1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料.2、技术资料：设计标准、产品施工图、工程资料.3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料.4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料.三、文件材料的收集治理1、公司指定专人负责电子档案的治理.2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,严格根据本制度 的“文件分类及编号方法〞进行分类、编号,每周一上午将上周文件 资料交治理负责人进行归档储存.3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由 主办部门或人员收集,会议文件由行政部收集.四、归档要求(一)文件的登记1、归档前应由文件形成部门根据规定的工程对电子文件的真实性、 完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结 果填入?归档电子文件移交、接收检验登记表?(见附录 A 表 A.1).2、归档电子文件应以盘为单位填写?归档电子文件登记表?首页见 附录 B 的表 B.1),以各文件夹为单位填写续页(见附录 B 的表 B.2).3、电子文件登记表为树式链接,在上级电子文件登记表中建立链接, 通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表.4、电子文件登记表应与电子文件同时保存.(二)文件分类及编号方法1、档案治理负责人根据“附录 C〞对文件进行分类.2、电子文件稿本代码： M (manuscript)— 草稿性电子文件；U (unofficial)一非正式电子文件；F(formal)— 正式电子文件.3、电子文件类别代码：T(text)一文本文件；I(image)—图像 文件；C(chart)一图形文件；V(video)一影像文件；A(acoustical) 一声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P (program)一程 序文件；D (data) —数据文件.〔三〕文件格式规定1、文字型电子文件以 WORD、PDF、TXT 为通用格式.2、扫描型及图片型电子文件以 JPEG、JPG 为通用格式.3、视频和多媒体电子文件以 FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、...
