行政办公管理指引VIP免费

行政办公管理指引日常接待工作管理规定第一条目的为促进工作的规范化，进一步提高公司日常接待的管理水平，制定本规定。第二条客户接待分类1、贵宾接待贵宾接待主要是指对公司的重要客人、公司的重要客户、外宾及相关政府相关部门及领导的接待。2、业务接待业务接待主要是指对营销客户洽谈等的接待。3、普通接待普通接待主要是指对一般来访客户的接待。第三条接待场地1、客人来访时要进行来访登记，登记后前台工作人员要立即通知被来仿者；2、如来访客人为贵宾且人数较少时，安排到贵宾室等候，如人数较多时统一安排到会议室等候，业务接待或普通接待视来访人数安排至会议室或洽淡室。3、接待场地环境要求1）物品摆放整齐，且表面无灰尘2）地面干净无污物，室温适宜，灯光合适.第三条相关部门职责及程序1、贵宾来访相关领导需提前1天通知管理部部提前准备接待事宜；管理部在得知有贵宾来访前，管理部要落实人员做好必要的安排：1）清扫、整理接待场所，备好茶水（水果鲜花需要请提前1天告知）；2）按公司相关领导的指示安排车辆接送，预订客房、客人返程机（车）票、就餐等。3）准备公司资料及通知相关人员陪同客人。第1页共11页2、业务接待及普通接待1）一般由相关业务部门自行安排接待，管理部行政人员随时提供协助。2）如需就餐，相关业务部门应及时通知管理部行政人员。第三条前台礼仪规范为规范前台接待的形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。1、仪容规范1）前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；2）指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳的指甲油，不宜使用浓郁的香水。3）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨。2、电话接听礼仪规范1）电话接听。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2）在电话玲响后的第二、第三声的时候接起电话。首先要说。“您好，盛业金融集团，请问有什么可以帮到您”，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了”。3）做好电话记录：前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下几点：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。4）礼貌挂断电话：通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗”或者“还有什么要吩咐的吗”要表示感谢，并让对方先挂断电话。会议管理制度第一条目的为进一步规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理规范化、制度化，特制定本制度。第二条会议规范1、凡是会议，必有准备会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议主题、会议主持人、会议记录人员、会议资料准备等。第2页共11页2、凡是会议，必须守时开会请设定时间，尽量准时开始、准时结束；一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放，以免影响其他议题。3、凡是会议，必有主题和记录。1）开会应有明确的会议目的；2）会议应有一个准确完整的记录，各项决定要有具体的执行人员及完成期限。4、凡是会议，必有结果。开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来。5、凡是会议，必有事后追踪1）“散会不追踪，开会一场空“，对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟通调整，确认各项决议都能完成。第三条会议室纪律1、开会前2-3分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退。2、会场内严禁吸烟、未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。3、参会人员因特殊原因不能按时参会的，请提前知会会议召集人。4、会议期间应将手机设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的电话需离开会场，请知会会议主持人处理完毕后及时返回。第四条会议室使用制度1、会议室的使用由管理部负责管理及协调，如公司有重要客人来访及总经理紧急召开会议，优先安排会议室；一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。2、会议室使用需提前0.5-1天通知前台预留，并告知相应的时间段；如需准备水果、鲜花也一并告知前台。3、需要使用视频会议系统或相关电子设备的，请提前一天通知it及异地使用方，做好相关安排；4、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请；应在所预...